Offres d'emploi administratives, Administratif

Secrétaire médical (H/F) - CDD 3 mois - 100% (Pôle EST)

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : EST

Lieu : CH LE VINATIER

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1.      GRADE, MÉTIER, EMPLOI

Grade : Assistant Médico-Administratif / Adjoint Administratif

Emploi : Secrétaire Médical

Métier : Secrétaire Médical

% Temps : 100%

 

2.      RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Affecté au pôle EST, en priorité au CPA PERSOZ, le secrétaire médical est placé sous la responsabilité hiérarchique des médecins responsables et chef de pôle qui évalueront sa manière de servir. Sur délégation du directeur, l’ensemble des personnels non-médicaux est rattaché fonctionnellement aux cadres supérieurs de santé assistants du chef de pôle et à la coordinatrice AMA.

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps plein du lundi au vendredi au CPA PERSOZ,  23 rue PERSOZ 69100 Villeurbanne : 69G08 (Dr GILOUX) et Z53 (Dr DOREY)

  • Amplitude horaire : 8 h 00 – 18 h 00
  • Horaires de travail : 8 h 30 / 16 h 30 – 9 h 00 / 17 h 00 – 9 h 30 / 17 h 30
  • Cycle 38h20 hebdomadaires – repos fixes
  • Congés pris en concertation avec les autres secrétaires, les PH responsables des UF et le Cadre supérieur de santé. Présence obligatoires de 3 secrétaires sur 4.

 

4.      AFFECTATION

POLE : EST

Structures internes : G 08 et Z 53

Unités de soins : CPA PERSOZ

Unités fonctionnelles : 2066 et 2093

 

5.      CARACTÉRISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

ŸLe pôle EST couvre le secteur géographique de Villeurbanne, Bron, Décines Charpieu, Meyzieu, Chassieu, Genas, Jonage, Jons, Pusignan, Saint-Bonnet de Mûre, Saint-Laurent de Mûre, Colombier-Saugnieu.

Le pôle se compose de multiples structures internes :

  • Des secteurs cliniques : Le G08 (Villeurbanne) et le G33 (autres communes du pôle EST) avec des unités d’hospitalisations au sein de l’établissement hospitalier (Lucien Bonnafé, Charles Edouard Lasègue, Avicenne et Erasme) et des structures de soins situées dans les communes (CMP, CATTP, Hôpitaux de jour).
  • Un inter secteur hospitalo-universitaire : Le Z19 (Pierre Deniker, Ugo Cerletti, Michel Jouvet, S. Lebovici, UPP, PEP’S)
  • Un secteur Transversal : Le Z53 porteur  des soins de longue évolution, de l’hébergement thérapeutique et des soins extra-hospitaliers aux personnes âgées souffrant de troubles psychiatriques.
  • Un secteur de recherche et d’enseignement : Le Z58 regroupant l’ONSMP-ORSPERE, le réseau SAMDARRA, des activités de recherche et d’enseignement.

 

6.      DÉFINITION GÉNÉRALE DE LA FONCTION

Quatre secrétaires sont affectés à Persoz : 4 ETP

Le secrétariat est réparti sur trois postes :

  • Accueil physique : accueil et orientation des patients, création des dossiers pour les nouveaux patients, gestion des agendas Outlook,  traitement des mails ainsi que les courriers et gestion des demandes de l’équipe.
  • Accueil téléphonique : accueil téléphonique et gestion des certificats de contraintes
  • Travail administratif : transcription des dictées, gestion des statistiques, scannage et enregistrement dans les dossiers cortexte…

Les quatre secrétaires se relaient sur des demi-journées ou sur des journées sur ces trois postes.

Les périodes de congés sont programmées entre les quatre secrétaires du CPA  et validées par le cadre supérieur de santé ou la coordinatrice AMA, en concertation avec les médecins responsables. 

 

7.      ACTIVITÉS PRINCIPALES

Fonction Accueil

  • Accueil physique des personnes se présentant au CPA
  • Accueil téléphonique du public (continuité + message répondeur)
  • Accueil physique en salle d’attente
  • Gestion de la salle d’attente
  • Recueil des informations médico-administratives lors des nouvelles demandes et remise à jour des données précédemment recueillies si nécessaire
  • Prise de rendez-vous
  • Gestion des transports

Travail de lien et de suivi

  • Planification  et partage des missions et des informations avec les autres secrétaires pour assurer la continuité du suivi des dossiers du site
  • Suivi des certificats médicaux en lien avec le bureau des entrées et les secrétaires du PC
  • Recueil des différents comptes rendus médicaux nécessaires aux suivis
  • Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux (logiciel établissement)
  • Participation aux différentes réunions : institutionnelles, d’équipes et rencontres partenaires
  • Travail de collaboration avec l’équipe infirmière notamment dans le cadre de la gestion des premières demandes
  • Suivi des relances des patients non venus
  • Mise à jour : listing des partenaires, médecins traitants, annuaires, documents sur Cortexte, planning des équipes, planning d’occupation des bureaux, plaquettes

Fonction Saisie

  • Saisie des observations médicales sur dictaphones numériques dans le logiciel Cortexte
  • Saisie et mise en forme des comptes rendus des réunions
  • Saisie des données statistiques
  • Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux et certificats

Gestion et Organisation

  • Hiérarchisation des activités de secrétariat à réaliser en fonction des priorités
  • Différenciation entre importance et urgence, savoir différer une information
  • Planification des rendez-vous des patients en cas de :
    • Demande de RDV médical direct
    • Report ou annulation
  • Gestion des premières demandes
  • Gestion des agendas Outlook des différents professionnels
  • Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri et diffusion)
  • Ouverture des dossiers cortexte : vérification identité, correspondants, personnes à prévenir et de confiance
  • Numérisation des documents et insertion dans cortexte
  • Reprographie de dossiers médicaux
  • Archivage des dossiers médicaux et autres documents
  • Remplissage des documents concernant les nouvelles demandes pour transmission aux équipes infirmières
  • Tenue d’un tableau des nouvelles demandes pour assurer un suivi des statistiques
  • Gestion des stocks (papeterie, timbres, documents CERFA : ordonnances sécurisées, bons de transports…)
  • Gestion des transports patients (bons, attestations, réservations)
  • Gestion des demandes d’interprétariat
  • Gestion et organisation des consultations journalières.

Réunions spécifiques secteur Z53 (Psychiatrie de la Personne Agée)

  • Participation à la réunion institutionnelle au PC du Pôle Est, en alternance avec le secrétariat du Centre Ambulatoire Marcel Therras de Décines.
    • Rédaction et diffusion du compte-rendu
  • Participation à la réunion Clinique sur le site Persoz
      • Cotation
      • Compte-rendu
      • Suivi des décisions

 

8.      ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

  • Elaboration et travail pluridisciplinaire autour des projets des secteurs
  • Dématérialisation des différents dossiers du CPA et travail autour de la gestion et de la fluidité du circuit du soin

 

9.      COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

Une expérience de travail auprès de patients suivis en psychiatrie est la bienvenue.

9.1.            Formation souhaitée

Formation de secrétaire médicale

9.2.            Connaissances spécifiques attendues

  • Connaissance du vocabulaire médical
  • Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes)
  • Utilisation avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de gestion du dossier patient (Cortexte)
  • Connaissance du droit des patients, droit hospitalier, respect de la déontologie et du secret professionnel
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’hôpital

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