Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 008

Secrétaire médical (H/F) - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI / Détachement / Mutation, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : SMD-PL

Lieu : CH LE VINATIER

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1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint Administratif ou Assistant Médico-Administratif

Emploi : Secrétaire médical

Métier : Secrétaire médical

% Temps : 100%

 

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Le secrétaire médical est placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur du Centre hospitalier le Vinatier. Il est placé sous l'autorité fonctionnelle du chef de pôle et des personnes à qui il a délégué cette autorité, dans le cadre du contrat de pôle.

Il rend compte de son activité au Directeur, au Chef de pôle, et veille à la qualité et à la sincérité de celle-ci.

Il travaille sous la responsabilité du cadre socioéducatif, coordinateur du CSAPA.

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail : 100%

Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi, repos fixes les samedis et dimanches

Amplitude horaire : 8h00 - 19H00

Absences à planifier en fonction des nécessités de service.

 

4.      AFFECTATION

POLE : SANTE MENTALE DES DETENUS ET PSYCHIATRIE LEGALE

Structure interne : SMPR de Lyon-Corbas

Unité de soins : CSAPA Antenne Toxicomanies

Unité fonctionnelle : CR 152 – UF 2006

 

5.      CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Le secrétaire médical est affecté au CSAPA (Centre de Soins, d’Accompagnement et de Prévention en Addictologie) « Antenne Toxicomanies » dont les missions s’exercent au sein de la Maison d’Arrêt de Lyon- Corbas et à l’EPM de Meyzieu.

Les locaux du CSAPA sont situés au sein du service de psychiatrie (SMPR). À la demande, le secrétaire médical peut être amené à travailler au PC du pôle SMD-PL au centre hospitalier le Vinatier.

Le CSAPA est une structure médico- sociale régit par la réglementation propre à ce secteur,  augmentée de celle propre aux CSAPA.

Le CSAPA « Antenne Toxicomanies » propose aux personnes détenues (femmes et hommes) en difficulté avec des comportements d’usage et des addictions, des accompagnements individuels et groupaux. Ce travail s’articule en étroite collaboration avec les structures  du milieu libre : secteur spécialisé en addictologie et secteur  de l’action sociale.

Les missions du CSAPA se concrétisent par un accompagnement pluridisciplinaire pour une préparation à la sortie de ses usagers. Les modalités d’intervention de l’équipe pluri professionnelle  s’articulent autour de deux axes :

  • L’accueil, l’évaluation, l’information et l’orientation et  des personnes détenues concernées par son action ;
  • L’accompagnement des  usagers pour une préparation à la sortie globale : prévention, soins et insertion sociale.

Les prises en charge médicales, psychologiques, socio-éducatives, s’exercent avec le libre consentement de l’usager. Dans le respect de la loi, toute personne qui le demande, a droit à l’anonymisation de toutes les données qui la concerne.

L’équipe se compose de :

  • 0,20 ETP de médecin de santé publique (PH responsable médical du CSAPA) ;
  • 1 ETP cadre socio-éducative (coordinatrices du CSAPA) ;
  • 0, 40 ETP de médecin addictologue ;
  • 1,50 ETP de psychologue ;
  • 3 ETP d’éducatrices spécialisées ;
  • 1 ETP de secrétaire médical.

 

6.        DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Le secrétaire médical a un rôle d’assistant au sein de l’équipe pluri-professionnelle du CSAPA. Il organise le travail administratif nécessaire à l’accompagnement des usagers, au fonctionnement et à l’évolution de la structure.

 

7.      ACTIVITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES

Il organise, en totale autonomie, sous la responsabilité et l’encadrement du cadre socioéducatif, le travail administratif du CSAPA en  direction et en relation avec les usagers, l’équipe pluri-professionnelle et les prestataires de service ;  le Pôle SMD-PL ;  les partenaires de l’Antenne Toxicomanies et  l’Administration Pénitentiaire.

7.1.            Gestion de l’activité du CSAPA.

7.1.1.      En relation directe avec l’usager
  • Traitement quotidien du courrier en direction des usagers :
    • Envoi de courriers (type) en réponse aux demandes des usagers ;
    • Envoi de convocations, d’attestations, d’informations sur les activités du CSAPA ;
  • Gestion de la bibliothèque usagers : gestion de l’activité de prêt aux usagers ;  organisation du classement ; rangement ;  inventaire régulier du stock ;
  • Responsabilité de l’organisation des séances animées par les associations « Narcotiques Anonymes » et « Alcooliques Anonymes ».
7.1.2        En relation indirecte avec les usagers
  • Gestion quotidienne de la file active :
    • Recueil des signalements transmis par les partenaires et des demandes émanant des personnes détenues ;
    • Retrait quotidien auprès du greffe de la prison de Lyon-Corbas du relevé des situations des sortants de la M-A de Lyon –Corbas ;
    • Organisation et renseignement quotidien du tableau de bord  de suivi du parcours des usagers, par l’enregistrement des personnes signalées et des usagers du CSAPA sortis de prison ;
    • Information quotidienne de l’équipe des fins d’accompagnement CSAPA (Sortants) ;
    • Organisation et renseignement régulier du parcours de l’usager : orientations, liste d’attente, actions réalisées etc. ;
    • Gestion régulière de la file active du CSAPA et du dossier usager par l’utilisation du logiciel CORTEXTE : création des dossiers, vérification des anomalies de saisie, clôture des dossiers 
  • Gestion des orientations des usagers :
    • Dispatching hebdomadaire à l’équipe des entretiens d’accueil et d’évaluation et suivi de leur réalisation à 21 jours maximum ;
    • Gestion administrative des orientations (individuelles et groupales) pour l’accompagnement des usagers : dans le cadre de la réunion d’équipe hebdomadaire ;
    • Gestion des listes des participants aux activités de groupe en relation avec l’administration pénitentiaire ;
    • Gestion des rendez-vous et des imprévus (absences) des professionnels de l’équipe en relation avec L’administration pénitentiaire.

7.2.            Gestion administrative du fonctionnement du CSAPA

  • Traitement du courrier ;
  • Elaboration annuelle (et actualisation) du calendrier des réunions et des activités groupales ;
  • Aide technique et logistique pour la mise en œuvre des activités groupales du CSAPA ;
  • Aide technique et logistique pour les interventions de professionnels : colloques, formations etc., organsinés par le CSAPA ;
  • Traitement et suivi des autorisations d’accès et de laissez-passer de matériel en relation avec l’Administration Pénitentiaire ;
  • Accueil téléphonique ;
  • Transmissions des messages et informations ;
  • Gestion des agendas papier et Outlook ; réalisation du planning hebdomadaire ;
  • Préparation des réunions d’équipe ;
  • Réalisation de statistique (depuis Cortexte ;  tableaux de bord ;  tableau groupes …) pour la mise en œuvre d’études sur des questions spécifiques et la préparation du  bilan annuel de l’activité du CSAPA ;
  • Frappe et mise en page des travaux et rapports produits par le CSAPA ;
  • Gestion de la documentation du CSAPA ;
  • Mise à jour régulière du répertoire du CSAPA ;
  • Classement et archivage ;
  • Inventaire, commande et rangement des fournitures ;
  • Participation aux réunions intra et extra muros ;
  • Prise de notes et compte rendu détaillé des réunions ;
  • Gestion de l’affichage mensuel des plannings d’occupation des salles ;
  • Gestion de la documentation et des outils professionnels destinés à l’équipe.

7.3  Relations avec les partenaires

  • Actualisation  régulière du répertoire du CSAPA ;
  • Informations aux partenaires ;
  • Accueil des prestataires,  animateurs des activités groupales ;
  • Gestion du courrier et courriel adressé aux partenaires ;
  • Traçabilité de l’information donnée aux partenaires.

 

8.        COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

  • Investissement professionnel dans le respect des valeurs du CSAPA et de la fonction publique hospitalière ;
  • Capacité d’évaluation des situations, d’adaptation et de réactivité ;
  • Créativité, esprit d’initiative, dynamisme, capacité de discernement, discrétion, diplomatie et sens des responsabilités ;
  • Capacité à délimiter son champ d’action et de responsabilité dans le respect du champ d’action des professionnels du CSAPA ;
  • Capacité à prioriser, organiser et coordonner ;
  • Sens du travail en équipe pluri professionnelle ;
  • Rigueur,  disponibilité et ponctualité ;
  • Bonne maitrise de l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint…) ;
  • Bonne maîtrise de la prise de notes et bonnes qualités rédactionnelle ;
  • Etre en capacité d’avoir un positionnement, une présentation et une communication adaptés au lieu d’exercice.

 

9.        EXIGENCES DU POSTE

  • Assurer la confidentialité des informations traitées ;
  • S’inscrire dans un processus de formation permanente ;
  • S’impliquer dans les projets du CSAPA (évolution de la structure, mise en œuvre  de nouveaux  dispositifs, études et   recherche …) ;
  • Participer à l’évolution et aux changements institutionnels ;
  • Savoir travailler en équipe et s’inscrire dans une logique polaire ;
  • Etre conscient de représenter l’Institution et le Pôle.

9.1.            Expérience professionnelle

  • Avoir déjà occupé des fonctions de secrétaire médical ;
  • Une expérience d’assistant et une connaissance du secteur médico-social est souhaitée.

 

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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