Offres d'emploi administratives, Administratif

Secrétaire (H/F) - CDD 6 mois - 100% (CRA-EMA)

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 6 mois, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : CRA - EMA

Lieu : CH LE VINATIER

Postuler

1.       GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint administratif

Emploi : Secrétaire polyvalent

Métier : Secrétaire polyvalent

% Temps : 100%

2.       RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Rattachement hiérarchique administratif : Directeur CRA/EMA

Rattachement hiérarchique fonctionnel : Médecin coordonnatrice du CRA et responsable médical de l’EMA

3.       AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail : 38h20

Congés : 25 CA – 19 RTT

Horaires : 09h00 – 17h00

Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi, repos fixes (samedi, dimanche et jours fériés)

Type de contrat : CDD de 6 mois pour débuter.

4.       AFFECTATION

L’affectation est double : 50 % du temps de travail au CRA et 50% du temps de travail à l’EMA

POLE : Hors Pôle

Structure interne : CRA-EMA

Unité de soins : CRA-EMA

Unité fonctionnelle : CRA-EMA

5.       ACTIVITES PRINCIPALES

  • Frappe de comptes rendus relatifs aux observations / aux interventions émanant des membres de l’équipe
  • Participation aux réunions de coordination de l’EMA
  • Participation au recueil de l’activité et à la rédaction du rapport d'activité annuel 
  • Participation aux axes de progression de l'EMA
  • Participation aux réunions institutionnelles communes du CRA-EMA

6.       ACTIVITES SPECIFIQUES

6.1. Missions CRA - DITP

Secrétariat pour différentes missions : Formation des Proches Aidants (FPA)  + Consultations du Dr MARIGNIER + consultations du Dr SOURTY + mission DITP

  • Orienter les interlocuteurs selon leurs demandes
  • Frappe de courriers, de comptes rendus et de prises de notes en réunion
  • Formuler des documents administratifs : courriers de réponse, bordereaux d’envoi
  • Intégrer les dossiers patients au logiciel Cortexte
  • Renseigner le rapport d’activité
  • Envoyer et centraliser les documents de la FPA au niveau de la région, en lien avec le/la Directeur/trice adjoint(e)

Gestion des dossiers

  • Etablir un plan de classement des dossiers
  • Préparer, traiter et suivre les dossiers du CRA
  • Veiller au respect des délais
  • Gérer le classement et l’archivage des documents et dossiers

6.2. Activités spécifiques EMA     

  • Organisation de la réunion d’équipe hebdomadaire (préparation de l’ordre du jour, prise de note, compte rendu, réservation salle, planification, convocations, transmission du compte-rendu, remplissage du tableau du rapport d’activité)
  • Assure un soutien administratif et organisationnel à l’équipe notamment en préparant les dossiers en amont et aval des réunions de travail et de leur présentation aux instances 

7.       COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

7.1. Prérequis pour le poste

  • Etre réactif face aux situations rencontrées et faire preuve de pertinence dans les réponses apportées
  • Etre organisé, rigoureux, apte à gérer les priorités dans le travail
  • Avoir une communication orale adaptée au type d’interlocuteur
  • Etre en mesure de rédiger et d’organiser tous types de documents, en maîtrisant les règles de l’orthographe et de la grammaire
  • Polyvalence, rigueur de gestion, efficacité
  • Capacité à travailler en équipe
  • Excellente maîtrise informatique de Word, Excel, Outlook et Power Point

7.2. Formation requise

  • Secrétariat et gestion administrative
  • Aptitude relationnelle avec les enfants / adultes / familles
  • Expérience professionnelle de secrétariat

7.3. Qualités professionnelles attendues

  • Capacité à travailler en équipe pluri professionnelle
  • Capacité d’adaptation aux situations rencontrées permettant l’ajustement des interventions
  • Intérêt pour le travail en réseau
  • Aptitude au soutien d’équipe pluridisciplinaire
  • Capacité à rendre compte de son activité
  • Capacité d’auto-évaluation et de réajustement de sa pratique
  • Connaissance et respect du secret professionnel
  • Connaissance et respect des règles et devoirs des agents de la fonction publique hospitalière
  • Pratique de l’informatique
  • Etre titulaire du permis B

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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