Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 006

Secrétaire (H/F) - CDD 6 mois - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 6 mois, 1er septembre 2020

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : INSTITUTS DE FORMATION

Lieu : CH LE VINATIER

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1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint administratif

Emploi            : Secrétaire

Métier : Secrétaire administratif

% Temps : 100%

 

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Le secrétaire administratif de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) exerce ses fonctions sous la responsabilité du Directeur des Instituts de Formation.

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

  • Temps de travail : 7H40.
  • Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi.
  • Amplitude horaire : de 8h00 à 17h00.
  • Horaires : à déterminer avec le Directeur des instituts de formation.

 

4.      AFFECTATION

POLE : Direction

Structure interne : CR 0180 – Ressources Humaines

Unité de soins : Instituts de Formation

Unité fonctionnelle : 1255 – INST - IFSI

 

5.      CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Le Vinatier comprend un IFSI (Institut de Formation en Soins Infirmiers) qui forme chaque année plus de cent infirmiers.

 

6.      DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Assurer la mission de secrétariat et  le suivi des dossiers confiés dans ce cadre. Plus particulièrement assurer la responsabilité  de la gestion administrative des étudiants. Travailler en collaboration étroite avec les autres secrétaires, l’ensemble de l’équipe pédagogique et de direction.

 

7.      ACTIVITES PRINCIPALES

Chaque secrétaire assure, sous la responsabilité de la Direction, la gestion administrative des étudiants :

  • Tenir et suivre le dossier administratif et le dossier scolaire, enregistrer les résultats théoriques et les stages, gérer les dossiers scolaires et les documents demandés par la DRJSCS, pour la présentation au Diplôme d’Etat, photocopie des dossiers scolaires, courrier aux étudiants…etc, par le biais du logiciel en vigueur ;
  • Assurer la gestion administrative des stages des étudiants infirmiers des promotions (convention, attestation de présence, enregistrement …) sous la responsabilité de la coordinatrice de stages ;
  • Assurer la gestion administrative de  la prise en charge financière des  dossiers OPCA (Fongecif, CIF, pôle emploi…etc), diverses bourses, des étudiants ;
  • Assurer l’inscription administrative des étudiants dans sa globalité ;
  • Assurer la gestion financière via AGIRH : paiement des intervenants, paiement des indemnités et frais de déplacement des étudiants pour chacun des stages ;
  • Assurer la gestion administrative des actions de formation continue mises en œuvre par l’IFSI (plaquettes, conventions, inscriptions..) ;
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
  • Accueil du public interne et externe à l’institution ;
  • Traitement des courriers, des dossiers, et rapports (mise en forme, enregistrement, classement, diffusion et archivage) ;
  • Préparation et suivi de dossiers transversaux ;
  • Reproduction de documents ;
  • En lien avec les référents de promotion : travaux inhérents à l’ingénierie de formation (documents mis en ligne sur Plateforme CLAROLINE, site internet ou autres affichages institutionnels) ;
  • Gestion du courrier : Envoi, réception et distribution.

 

8.      ACTIVITES SPECIFIQUES

  • Sont réparties de façon individuelle entre les trois secrétaires de l’IFSI les missions suivantes :
  • Aide à la gestion des épreuves de sélection ;
  • Secrétariat de direction ;
  • Régisseur ;
  • Gestion de la formation continue sous ses aspects administratifs et financiers ;
  • Suivi de la taxe d’apprentissage ;
  • Gestion des fournitures et commandes spécifiques (bureautique, produits entretiens, maintenances…).

 

9.      COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Connaissances et compétences professionnelles :

  • Utiliser et maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point…et les logiciels spécifiques à l’organisation de l’IFSI :Winifsi, Winhebdo, Winexam, AGHIR, Bluemedi…etc) ;
  • Avoir une connaissance générale du fonctionnement de l’IFSI, afin de renseigner les différents interlocuteurs ;
  • Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (compte rendu, procès-verbal, dossier, études, tableaux de bord…) ;
  • Travailler en équipe ;
  • Organiser et prioriser ses activités ;
  • S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés ;
  • Définir un plan de classement.

Qualités requises :

  • Maîtrise approfondie de l’orthographe et de la mise en forme des documents ;
  • Discrétion ;
  • Organisation ;
  • Autonomie ;
  • Prises d’Initiatives ;
  • Bon relationnel pour l’accueil des usagers ;
  • Capacités d’adaptation.

9.1.            Formation souhaitée

  • B.T.S. secrétariat ou autre diplôme de niveau 3 ;
  • Aptitudes en informatique souhaitées.

9.2.            Expérience professionnelle

  • Débutants acceptés.

 

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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