Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 016

Secrétaire (H/F) - 50%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI / Détachement / Mutation, 22/06/2020

Modalité : 50%

Pôle d'affectation : DIRECTION

Lieu : CH LE VINATIER

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1.       GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint administratif

Emploi  : Secrétaire

Métier : Secrétaire administratif

% Temps : 50 %

 

2.       RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Sous l’autorité hiérarchique du directeur de la crèche et de son adjoint.      

 

3.       AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail : 50 % (sur base 38H20 Temps Plein)

Amplitude horaire : 9H00-17H00

Horaires : 13h – 16h30

Congés annuels  en fonction des nécessités de service.

 

4.       AFFECTATION

POLE : DIRECTION           

Structure interne : Direction des Ressources Humaines      

Unité fonctionnelle : UF 1231 - Crèche Clair de lune         

 

5.       CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Accueil des enfants du personnel du centre hospitalier et des établissements ayant passé convention avec l’hôpital,  une amplitude de 16 heures d’ouverture par jour, 360 jours par an.

Bâtiment de plein pied de 800m², au milieu d’un parc, entouré de 4 grands jardins clos. Organisation en trois groupes d’âge et 1 espace inter-âge pour les horaires extrêmes. Parking.

 

6.        DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Fonction administrative, d’accueil et de secrétariat.

 

7.       ACTIVITES PRINCIPALES

7.1.        Fonction accueil

  • Des familles : accueil, prise de rendez-vous, organisation de la distribution et réception des plannings, infos diverses, des réunions d’accueil de rentrée ;
  • Des personnels de l’hôpital : agents des services techniques, administratifs ou autres ;
  • Des stagiaires : visite des locaux, et rendez-vous bilans ;
  • Des commerciaux : gestion des rendez-vous et des commandes ;
  • Accueil téléphonique : filtrer et rediriger les personnes vers le bon interlocuteur, prise de message et de rendez-vous.

7.2.                                   Fonction administrative

7.2.1.       Gestion commission d’admission
  • Création et suivi des dossiers de demande d’admission ;
  • Elaboration du tableau de demandes d’admission ;
  • Invitation des participants, réservation de salle ;
  • Compte-rendu de la commission d’admission ;
  • Suivi des courriers de réponses pour l’attribution des places ;
  • Planification des rendez-vous d’admission parent, de visite médicale de   l’enfant, de réunion  d’information ;
  • Suivi des pièces constitutives du dossier famille au regard de la CAF ;
  • Contrôle de l’utilisation  de la crèche pour chaque dossier, si besoin courrier.
7.2.2.       Gestion de l’activité de présence des enfants
  • Assurer la traçabilité administrative des dossiers pédagogiques des enfants ;
  • Préparation, suivi et mise à jour des dossiers des enfants : suivi des dossiers individuels dans les groupes, des autorisations, organisation des changements de groupe, des rendez-vous avec les parents ;
  • Organisation des fermetures Week-end ;
  • Edition des listes de présence, quotidienne, hebdomadaires et mensuelles.
7.2.3.       Gestion de la facturation des familles
  • Saisie des plannings numériques ou papiers ;
  • Gestion des modifications quotidiennes en lien avec la direction ;
  • Mise à jour et contrôle des pointages quotidiens ;
  • Préparation de la facturation Icap ;
  • Saisie des factures Agirh et Sap  Business Object ;
  • Distribution des factures ;
  • Suivi du tableau de facturation mensuel et annuel ;
  • Edition des attestations fiscales ;
  • Mise à jour biannuelle des ressources famille et édition annuelle des contrats.

7.3.        Fonction secrétariat

  • Courriers et affichages divers (rédaction et diffusion) ;
  • Préparer les dossiers des nouveaux agents et des stagiaires ;
  • Gestion des agendas de la directrice, de son adjoint, de l’infirmière puéricultrice ;
  • Prises de notes, comptes rendus de réunions, diffusion ;
  • Classement, archivage ;
  • Réception et contrôle des commandes en lien avec la Direction.

 

8.       ACTIVITES SPECIFIQUES

  • Avoir connaissance du règlement intérieur de la crèche, le faire respecter ;
  • Participer à l’élaboration et au suivi des tableaux statistiques d’activité avec les responsables ;
  • Demandes d’interventions auprès des services techniques, suivi des réparations et relances ;
  • Tenir à jour mensuellement les listes des enfants par groupe d’âge, de leurs référents ;
  • Préparer et organiser le planning des visites médicales ;
  • Préparation  des invitations et des commandes pour les différents temps festifs proposés aux enfants et aux familles : mardi-gras, pâques, fête de printemps, noël ;
  • Diffusion et saisie des questionnaires de satisfaction une fois par an.

 

9.       COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

9.1.        Formation souhaitée

Très bonne maîtrise de l’outil informatique :

WORD – EXCEL – Logiciel Crèche ICAP, PowerPoint, Agirh, Octime

9.2.        Connaissances spécifiques attendues

  • Sens de l’accueil et de la communication, de l’écoute ;
  • Etre méthodique et organisée ;
  • Rendre compte de son travail et faire des propositions pour améliorer sa prestation et être active dans le projet de la crèche ;
  • Respect du secret professionnel et de la discrétion professionnelle ;
  • Etre disponible et ponctuelle quant aux horaires de travail.
Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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