Chargé(e) de la gestion des stages et de la formation (H/F)

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 6 mois, 26/04/2021

Modalité : Plein-temps

Horaires : 09h00 - 17h00

Pôle d'affectation : DIRECTION

Lieu : CH Le Vinatier

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1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade Adjoint administratif  
Emploi  Chargé des stages et de la formation  
Métier  Assistant de formation  
% Temps  100%  

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

L’adjoint administratif est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur et, par délégation du coordonnateur général des soins et du cadre supérieur de santé (CSS) responsable des stages, de la formation des personnels soignants non médicaux, de la promotion professionnelle et de l’évolution des métiers, et d’autre part du DRH et de la DRH adjointe en charge de la formation. Il collabore, dans le cadre de ses compétences, avec tous les membres de l’équipe de la Direction des soins ou des Ressources Humaines ainsi qu’avec l’ensemble des acteurs de l’institution nécessitant ses services.

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Cycle hebdomadaire : 38h20/semaine – repos fixes les week-end et jours fériés

Amplitude horaire : 9h00-17h00

Gestion des congés : 28 CA et 19 RTT par an - Continuité à assurer avec le cadre supérieur de santé pendant les périodes de congés

Poste partagé entre la DRH et la DS

 

4.      AFFECTATION

POLE                                 Direction  
Structure interne          Compétences  
Unité  DS – Direction des Soins / DRH – Personnel DRH  
Unité fonctionnelle    1258 / 1291    

5.      DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

5.1.             Mission associée à la direction des soins

Au sein de la Direction des Soins, l’agent administratif a pour mission d’assister le CSS responsable des stages, de la formation des personnels soignants non médicaux, de la promotion professionnelle et de l’évolution des métiers dans ses missions : gestion des stages, gestion de la formation, gestion des études promotionnelles et des nouveaux métiers, gestion des demandes d’enquêtes, gestion des évènements.

 

5.2.             Missions associées à la DRH 

Au sein de la Direction des ressources humaines, l’agent administratif a pour mission principale d’assurer la gestion administrative et financière des formations portées par la plateforme de formation et d’en assurer son développement. Il sera également en charge de la gestion administrative des stages du personnel non soignant et pourra le cas échéant intervenir sur la gestion ponctuelle d’autres formations.

 

6.      ACTIVITES

6.1.             Missions rattachées à la direction des soins

6.1.1.        Stages

·         Réception des demandes des partenaires :

o   Demandes individuelles tout au long de l’année

o   Demandes des instituts de formation une fois par an et au fil de l’eau

o   Demandes inter-instituts Lyonnais de Soins infirmiers, une fois par an et au fil de l’ea

·         Gestion de l’offre de stages

o   Recensement quantitatif et qualitatif par pôles de l’offre 

o   Diffusion des calendriers d’alternance inter IFSI des stages infirmiers, à l’encadrement des pôles

o   Recensement global informatisé de l’offre de stage

o   Mise à disposition de l’offre auprès des instituts de formation

o   Traitement et gestion administrative des demandes individuelles

o   Rédaction de statistiques annuelles relatives aux stages

·         Déroulement des stages 

o   Coordonne et participe à la gestion de l’ensemble des documents et des informations relatives au bon déroulement des stages

o   Gestion administrative des conventions : vérification des modalités, classement et archivage 

o   Diffusion aux pôles des listes nominatives des étudiants et précision des modalités de stages

o   Diffusion aux pôles, aux partenaires et aux étudiants de tout document institutionnel nécessaire au bon déroulement du stage (mesures sanitaires, sécurisation de l’établissement etc…)

·         Partenariat avec les instituts de formation

o   Assure le lien entre la CSS-DS et les instituts de formation pour toute question sur les stages

·         Livrets d’accueil et d’encadrement des étudiants

o   Veille à leur réactualisation annuelle

o   Aide les tuteurs dans leur rédaction

·         Réalisation d’un bilan annuel de l’encadrement des étudiants en stages 

o   Analyse quantitative par pôle

o   Analyse quantitative globale de l’année écoulée

o   Production de statistiques

o   Extraction des statistiques en direction du CSS DS et des pôles

·         Gestion informatique des stages

o   Administrateur du logiciel Hopistage (formation préalable)

o   Aide au paramétrage de l’outil : fichier structure, interfaces, droits utilisateurs

o   Saisie des demandes

o   Ouverture des attributions

o   Vérification des places attribuées

o   Le cas échéant, ajout ou suppression de places

o   Mise à jour des quotas, services, personnels hospitaliers, fonctions, établissements extérieurs, formations, disciplines

o   Assistance des professionnels utilisateurs (CDS, IFSI) dans l’utilisation de l’outil via une hot line, à partir du logiciel Carlsource  

o   Accompagnement pédagogique des professionnels utilisateurs (CDS, IFSI) dans l’utilisation de l’outil

6.1.2.        Formation et tutorat

·          Aide logistique dans le montage et le suivi d’actions de formation 

o   Recherche documentaire

o   Elaboration, préparation de documents

o   Elaboration et gestion des plannings pour certaines formations, en lien avec le service formation

o   Le cas échéant, tient à jour le tableau des personnels concernés (Impulsion des savoirs)

o   En lien avec le service de formation continue, aide à l’intendance

o   Gestion des questionnaires d’évaluation de fin de formation : pointage, réception, traitement, transmission au CSS DS, à la FC, archivage, travail à la dématérialisation des supports

·         Aide au recensement des besoins en formation au tutorat pédagogique

o   Assure l’interface entre le service de Formation continue et l’IFSI

·         Aide à l’organisation du tutorat d’intégration

o   Tient à jour le tableau des infirmiers concernés

o   Recense les besoins

o   Se met en lien et sollicite les tuteurs d’intégration en vue de la planification des séances

o   Aide à la mise en place des groupes

6.1.3.        Etudes promotionnelles et nouveaux métiers

·         Demandes d’enquêtes

o   Réceptionne les demandes

o   Les condense et les transmet hebdomadairement à la CSS-DS

o   Après validation de la CSS-DS, transmet les demandes aux CCS des pôles ou autres professionnels de l’établissement

o   Archive les demandes

o   Comptabilise les demandes en vue du bilan annuel d’activité de la CSS-DS

6.1.4.        Activités transversales

·         Assure l’interface téléphonique : répond, filtre et oriente les appels téléphoniques en fonction de leur nature, de leur importance et priorité

·         Transmet des informations fiables dans les délais impartis

·         Accueille et oriente les interlocuteurs, aide les collaborateurs et les partenaires à obtenir l’information recherchée

6.2.             Missions rattachées à la Direction des ressources humaines

6.2.1.        Accompagnement des porteurs de projet dans la conception de la formation

·         Mise en forme du programme de formatio 

·         Détermination du budget de l’action de formation

6.2.2.        Gestion administrative et financière des actions de formation dispensées par la plateforme

·         Secrétariat de la plateforme de formation

·         Elaboration des conventions de formation avec les établissements

·         Gestion des inscriptions, des attestations des stagiaires

·         Organisation matérielle de la formation

·         Paiement des intervenants extérieurs et / ou des formateurs internes

·         Elaboration des documents comptables permettant la facturation des formations

·         Suivi du budget des actions de formation

6.2.3.        Communication

·         Interlocuteur des porteurs de projets et des différents partenaires publics et privés

·         Assure la relation avec les clients

·         Création de documents de communication

6.2.4.        Mise en œuvre du référentiel qualité lié à la formation

·         Veille au cadre réglementaire de la formation

·         Participe au projet de certification de la qualité de la formation QUALIOPI, le référencement au DPC

·         Elabore le bilan annuel de la Direccte

 

7.      COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

7.1.             Compétences professionnelles

·         Capacités à anticiper, à prioriser, à organiser, à s’adapter et à se positionner dans un environnement complexe et en forte évolution

·         Capacité à informer, à prévenir, à rendre compte

·         Capacité à chercher et trouver les ressources ad hoc dans la résolution de situations complexes

·         Capacité à s’adresser au public et à rédiger des écrits

·         Capacité à mettre à jour ses connaissances et se former régulièrement

7.2.             Qualités professionnelles

·         Rigueur professionnelle et diplomatie

·         Sens relationnel, esprit d’initiative, sens des responsabilités

·         Sens de la communication et de la discrétion professionnelle

·         Maîtrise de soi, capacité à travailler en équipe, disponibilité

·         Souci de la recherche de solution dans le respect des échéances fixées

7.3.             Compétences relationnelles

·         Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés

·         Formalisation de documentation en lien avec un logiciel (mode opératoire, support formation, procédures, etc.)

·         Recueil de besoin utilisateur

·         Lien avec les partenaires internes et externes de l’établissement

 

8.      Expérience professionnelle

·         Connaissance du milieu hospitalier

·         Connaissance des règles en matière de gestion de formations

·         Travail en lien avec plusieurs interlocuteurs, services, directions, partenaires

·         Travail au contact des utilisateurs

 

9.      Connaissances spécifiques attendues

·         Maîtrise de l’outil informatique : Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher (souhaité)

·         Logiciel Hopistage : fonctionnalités, technicité, évolution

·         Maîtrise des logiciels internes : Octime, Gesform, Segallier, Magh2

·         Bonne maîtrise orthographique

 

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap

 

 

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