Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 012

Cadre administratif de Pôle (H/F) - 100% - CDD 6 mois

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 6 mois, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent

Lieu : CH Le Vinatier

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1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint des Cadres Hospitaliers

Emploi : Cadre Administratif – Assistant du Chef de Pôle

Métier : Cadre Administratif

% Temps : 100%

 

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Le Cadre Administratif - Assistant du Chef de Pôle est placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur et par délégation du Directeur des Affaires Financières, et sous l’autorité fonctionnelle du Chef de son Pôle d’affectation.

Il travaille en étroite collaboration avec le ou les Cadres Supérieurs de Santé – Assistant du Chef de Pôle.

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail : 38 heures 20 hebdomadaire. Forfait 20 RTT.

Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi, repos fixes le samedi, dimanche et jours fériés.

Gestion des congés décentralisée au niveau de l’Attachée d’Administration Hospitalière à la Direction des Affaires Financières.

 

4.      AFFECTATION

Le Pôle de Psychiatrie de l’Enfant et de l’Adolescent (PEA) est constitué de 5 services répartis sur 26 sites géographiques qui se déclinent de la manière suivante :

  • 4 services extrahospitaliers sectorisés qui recouvrent l’ensemble des territoires géographiques de la psychiatrie adulte de l’Etablissement ;
  • 1 service d’hospitalisation adolescents (Flavigny), jeunes enfants (Unité 6/13) et RAFT (Relai Accueil Familial Thérapeutique) ;
  • 1 Unité de Psychopathologie Périnatale (UPPP - NATECIA) : hospitalisation séquentielle de semaine et hospitalisation de jour.

 

5.      CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Le Cadre Administratif - Assistant du Chef de Pôle est chargé d’assister le Chef de Pôle et de faciliter ses missions dans tous les aspects de la gestion administrative, économique et financière du Pôle, tant à l’intérieur du Pôle que dans ses relations avec les autres Pôles d’activité clinique ou médicotechnique, avec le Pôle direction et ses différents services ou directions fonctionnelles ainsi qu’avec les partenaires ou établissements extérieurs.

Conseiller administratif et financier du Chef de Pôle, il lui apporte ses compétences pour faciliter le management, le pilotage du Pôle et aider à l’élaboration, au portage et au suivi de la réalisation du contrat et du projet de Pôle, ainsi que de tous projets particuliers du Pôle ou de ses services.

Sous l’autorité fonctionnelle du Chef de Pôle, il assure la gestion des ressources allouées et/ou déléguées au Pôle, leur suivi, alimente et analyse les tableaux de bord et enquêtes médico-économiques du Pôle qui lui sont demandées, en assure la diffusion et la bonne compréhension au sein du Pôle.

Par délégation expresse du Chef de Pôle, il se voit confier la gestion interne courante des secrétaires médicaux du Pôle, notamment en matière de gestion des plannings.

Sur mandat du Chef de Pôle, il peut représenter ce dernier à tout groupe de travail polaire ou inter-polaire, assister ou être membre des instances de concertation du Pôle.

Il participe aux réunions, instances et groupes de travail de l’établissement.

 

6.      DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

6.1.             Gestion administrative et financière, suivi de l’activité

Il aide le Chef de Pôle à formaliser les éléments administratifs et financiers du contrat et du projet de Pôle, lors de leur élaboration et du suivi de leur exécution ;

Il aide le Chef de Pôle au montage et au portage administratif et financier des projets du Pôle, à la réalisation de toutes études de coûts et de faisabilité nécessaires à ces projets ;

Il assiste le Chef de Pôle dans l’élaboration des besoins et lors discussions budgétaires annuelles et infra-annuelles (objectifs d’activité, moyens), dans le cadre de l’EPRD de l’établissement ;

Il assure le suivi et l’analyse de l’activité, des recettes et des dépenses du Pôle par rapport aux objectifs fixés dans le cadre du contrat de Pôle et propose si nécessaire des mesures correctrices ;

Il participe à la répartition des ressources au sein du Pôle, ainsi qu’au suivi budgétaire infra-annuel, notamment dans le cadre du suivi de l’exécution de l’EPRD, en lien avec la direction des finances, notamment dans les domaines suivants :

  • Remplacements par des personnels non permanents ;
  • Dépenses de médicaments et de dispositifs médicaux ;
  • Dépenses à caractère hôtelier ;
  • Dépenses d'entretien et de réparation des équipements à caractère médical et non médical ;
  • Dépenses de formation de personnel ;

Il suit l’exhaustivité de la production de l’information médicale en lien avec le DIM ;

Il alimente et analyse les tableaux de bord (activité, dépenses, indicateurs) élaborés par le contrôle de gestion, en lien avec les différentes directions fonctionnelles et le DIM, en assurer la diffusion et la bonne compréhension au sein du Pôle ;

Il participe au renseignement des enquêtes réalisées par le Pôle ou qui lui sont demandées ;

Il réalise le bilan de l’exécution des ressources allouées ou déléguées au Pôle ;

Il assure la fonction de sous régisseur sous la responsabilité du régisseur titulaire de la direction des achats pour le règlement de menues dépenses des structures internes ;

Il veille au respect des règles d’engagement des dépenses allouées ou déléguées au Pôle (règles comptables, procédures d’achat, fournisseurs et catalogues agréés par la direction des achats,…).

6.2.             Gestion du personnel et développement des compétences

Il assiste le Chef de Pôle, en lien avec les Cadres Supérieurs de Santé – Assistants du Chef de Pôle, dans ses réflexions sur l’évolution qualitative et quantitative des effectifs du Pôle, sur son incidence en termes statutaire et financier, sur l’affectation des effectifs au sein de services du Pôle en fonction des objectifs prévus au contrat et de l’activité constatée ;

Il suit les dépenses des personnels permanents médicaux et non médicaux affectés dans le Pôle, les mensualités de remplacement allouées au Pôle, les dépenses d’intérim engagées par le Pôle, en lien avec la DRH et la DAM ;

Il contribue, en lien avec les Cadres Supérieurs de Santé – Assistants du Chef de Pôle, à la préparation du plan de formation en cohérence avec le projet du Pôle, à suivre son exécution ;

Il veille à la bonne application des statuts et des règles d’emploi du personnel au sein du Pôle ;

Il analyse les indicateurs sociaux concernant le personnel du Pôle : effectifs, absentéisme, GPMC, participe à la réalisation des enquêtes relatives aux personnels du Pôle ;

Il assure la gestion administrative interne courante de certains personnels non médicaux affectés dans le Pôle autres que ceux dont la gestion est assurée par le Cadre Supérieur de Santé du Chef de Pôle en charge de la RH ;

Il assure le suivi administratif courant des personnels médicaux affectés dans le Pôle, participe à la tenue et à la coordination des tableaux de service et d’astreinte.

Il pilote l’équipe des secrétaires médicaux du pôle, notamment en matière de gestion des plannings.

6.3.             Achats et approvisionnement, équipement & travaux

Il recense annuellement les besoins d’achat en équipements hôteliers, équipements médicaux, équipements informatiques et travaux dans le cadre de l’élaboration des programmes annuels d’investissement ;

Il recense annuellement les besoins d’achats en petits matériels et/ou prestations (classe 6) en vue de l’élaboration des procédures de marché ;

Il participe à la priorisation de ces besoins dans le cadre des enveloppes d’investissement et d’exploitation attribuées ou déléguées au Pôle et participe à la définition qualitative des besoins ;

Il assure le lien avec l’ensemble des services relevant des Ressources Physiques ;

Il s’informe de la conformité des achats hors marché et des règles de sécurité des appareils à acheter ;

Il organise et suit l’inventaire des équipements du Pôle en lien avec les Ressources Physiques, et notamment transmet les demandes de mise à la réforme d’équipement.

6.4.             Communication, relations intra et extrahospitalières

Il participe à la communication interne et externe du Pôle ;

Il participe à la compréhension, à l’appropriation et à l’utilisation des différents outils de gestion par les professionnels du Pôle ;

Il favorise la transmission de l’information au sein du Pôle et entretient des relations avec les autres Pôles d’activité clinique et services des directions fonctionnelles de l’établissement ;

Il participe à l’élaboration du rapport d’activité annuel du Pôle ;

Il participe à l’élaboration et à l’analyse du tableau de bord partagé du Pôle ;

Il favorise la création et le développement de réseaux.

De manière générale, le Cadre Administratif - Assistant du Chef de Pôle peut se voir confier par le Chef de Pôle toute tâche non explicitement précisée ci-dessus à la condition qu’elle relève de la définition générale de ses fonctions et qu’elle ne soit pas contraire à une disposition législative, réglementaire ou institutionnelle.

 

7.      COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

7.1.             Pré requis pour le poste

  • Formation juridique, droit public, droit hospitalier (RH et / ou finance, commande publique), de niveau  licence ;
  • Très bonne connaissance du milieu hospitalier exigée si formation de base non hospitalière,
  • Maîtrise des logiciels bureautiques courants souhaitée ;
  • Connaissance de l’anglais souhaitée.

7.2.             Compétences professionnelles

  • Capacités à anticiper, à organiser, à s’adapter et à se positionner dans un environnement complexe et en forte évolution ;
  • Capacité à développer une vision institutionnelle et une stratégie managériale dans le cadre de la mise en œuvre du projet de Pôle en cohérence avec le projet d’établissement, dans le respect du contrat de Pôle et de l’EPRD ;
  • Capacité à négocier et à argumenter dans un environnement pluri-professionnel ;
  • Capacité à informer, à prévenir, à rendre compte ;
  • Capacité à s’exprimer en public et à rédiger des écrits ;
  • Capacité à mettre à jour ses connaissances et se former régulièrement.

7.3.             Qualités professionnelles

  • Rigueur professionnelle et diplomatie ;
  • Sens relationnel, esprit d’initiative, sens des responsabilités ;
  • Sens de la communication et de la discrétion professionnelle ;
  • Maîtrise de soi, capacité à travailler en équipe, disponibilité ;
  • Souci de la recherche de solution dans le respect des échéances fixées.

 

 

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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