Offres d'emploi administratives, Administratif

Cadre administratif de pôle - CDD 6 mois - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD , A partir du 26 juillet 2021

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : POLE OUEST

Lieu : CH LE VINATIER

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1.     GRADE - METIER - EMPLOI

Grade : Attaché d’Administration Hospitalier ou Adjoint des Cadres Hospitaliers

Emploi : Cadre administratif de pôle

Métier : Cadre administratif

% Temps : 100 %

2.     RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Le cadre administratif - assistant du chef de pôle est placé :

  • Sous l’autorité hiérarchique du directeur,
  • Sous l’autorité fonctionnelle du chef de son pôle d’affectation.  

Il travaille en étroite collaboration avec le ou les cadres supérieurs de santé – assistant du chef de pôle.

3.        AMPLITUDE HORAIRE - HORAIRE - CYCLE 

Temps de travail : 38H20 hebdomadaire. 

Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi, repos fixes le samedi, dimanche et jours fériés.

Tableau de service élaboré et géré sous la responsabilité du directeur des affaires financières (traçabilité centralisée des présences et des absences par le biais du progiciel Octime).

Gestion des congés : 27 CA et 19 RTT par an, gestion coordonnée par la Direction des Affaires Financières (Progiciel Octime).

4.     AFFECTATION

Le pôle Ouest de psychiatrie générale assure la psychiatrie de service public du secteur 69G38 Lyon rive droite (Lyon 1, 2, 4 et 5), communes de Caluire, Rillieux-la-Pape, Neuville-sur-Saône et limitrophes, Vaulx-en-Velin. Le pôle Ouest est au service d’un bassin de population de 227 835 habitants de plus de 16 ans.

Le pôle est organisé autour  de 3 services : service d’hospitalisation complète, service de liaison et service ambulatoire.

Le pôle Ouest comprend :

Le service hospitalisation complète qui s’adresse à l’ensemble des patients du pôle et comprends 4 unités d’hospitalisations (G. Lanteri-Laura, G. Canguilhem, F. Dolto, J-B. Pontalis)

Le service ambulatoire avec 4 Centres médico-psychologiques (CMP), 4 Centres d’accueil thérapeutiques à temps partiel (CATTP), 2 Centre d’accueil, d’évaluation et d’orientation (CADEO)

Le service de liaison avec une équipe mobile polaire, et 2 Hôpitaux de Jour de crise

Un service transversal Z54 qui regroupe des lignes de soins à vocation polaire et inter-polaire : deux Unités de Longue Evolution (ULE) : F. Tosquelles et C. Pascal, et une équipe mobile inter-polaire de lien et de coordination avec le champ médico-social (EMMI).

5.     DÉFINITION GÉNÉRALE DE LA FONCTION

Le cadre administratif - assistant du chef de pôle est chargé d’assister le chef de pôle et de faciliter ses missions dans tous les aspects de la gestion administrative, économique et financière du pôle, tant à l’intérieur du pôle que dans ses relations avec les autres pôles d’activité clinique ou médico-technique.

Il est l’interlocuteur privilégié du pôle avec les différentes directions fonctionnelles (DAF, DAM, Ressources Physiques…) ainsi qu’avec les partenaires ou établissements extérieurs.

Conseiller administratif et financier du chef de pôle, il lui apporte ses compétences pour faciliter le management, le pilotage du pôle et aider à l’élaboration, au portage et au suivi de la réalisation du contrat et du projet de pôle, ainsi que de tous projets particuliers du pôle ou de ses services.

Sous l’autorité fonctionnelle du chef de pôle, il assure la gestion des ressources allouées ou déléguées au pôle, leur suivi, alimente et analyse les tableaux de bord et enquêtes médico-économiques du pôle ou qui lui sont demandées, en assure la diffusion et la bonne compréhension au sein du pôle.

Par délégation expresse du chef de pôle, il peut se voir confier la gestion interne courante de certains personnels administratifs, logistiques ou techniques du pôle et participer à leur évaluation.

Sur mandat du chef de pôle, il peut représenter ce dernier à tout groupe de travail polaire ou inter-polaire, assister ou être membre des instances de concertation du pôle. Il participe aux réunions, instances et groupes de travail de l’établissement.

6.     ACTIVITÉS PRINCIPALES

6.1.       Gestion administrative et financière

  • Assure le suivi de l’ensemble des budgets délégués au pôle (ressources humaines, médicales et logistiques), en lien avec le chef de pôle, le cadre de santé de pôle, et les directions fonctionnelles, au regard des objectifs contractualisés dans le cadre du suivi de l’exécution de l’Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (EPRD)
  • Participe au renseignement des enquêtes réalisées par le pôle ou qui lui sont demandées
  • Contribue au suivi budgétaire du pôle en participant au plan d’action visant à réguler les dépenses et optimiser les recettes du pôle
  • Elabore et suit les conventions du pôle
  • Assure la fonction de sous-régisseur sous la responsabilité du régisseur titulaire de la direction des achats pour le règlement de menues dépenses des structures internes

6.2.       Suivi de l’activité

  • Alimente et analyse les tableaux de bord (activité, dépenses, indicateurs) élaborés par le contrôle de gestion, en lien avec les différentes directions fonctionnelles et le DIM, et en assure la diffusion et la bonne compréhension au sein du pôle.

6.3.       Gestion du personnel et développement des compétences

  • Coordonne les demandes de remplacement pour le personnel non médical (en lien avec le cadre de santé de pôle) et le personnel médical (en lien avec le Chef de Pôle) et en assure le suivi auprès des directions concernées.
  • Suit les dépenses des personnels permanents médicaux et non médicaux affectés dans le pôle, les mensualités de remplacement allouées au pôle, de mise à disposition, le suivi les Comptes Epargnes Temps, les dépenses d’intérim, d’heures supplémentaires et TTA (plages additionnelles), engagées par le pôle, en lien avec la DRH et la DAM.
  • Veille à la bonne application des statuts et des règles d’emploi du personnel au sein du pôle.
  • Assure la gestion administrative interne courante de certains personnels non médicaux affectés dans le pôle, autres que ceux dont la gestion est assurée par le cadre de santé de pôle.

6.4.       Achats et approvisionnement, équipement & travaux

  • Recense annuellement les besoins d’achat en équipements hôteliers, équipements médicaux (classe 2), équipements informatiques et travaux dans le cadre de l’élaboration des programmes annuels d’investissement, ainsi que les besoins d’achats en petits matériels et/ou prestations (classe 6) en vue de l’élaboration des procédures de marché.
  • Veille au respect des règles d’engagement des dépenses allouées ou déléguées au pôle (règles comptables, procédures d’achat, fournisseurs et catalogues agréés par la direction des achats,…).
  • Participe à la priorisation de ces besoins dans le cadre des enveloppes d’investissement et d’exploitation attribuées ou déléguées au pôle et participe à la définition qualitative des besoins en collaboration avec le chef de pôle et le cadre de santé de pôle.
  • Assure le lien avec l’ensemble des services relevant des Ressources Physiques.
  • Coordonne et suit la prise en charge de prestations.
  • Organise et suit l’inventaire des équipements du pôle en lien avec les Ressources Physiques, et notamment transmet les demandes de mise à la réforme d’équipement.
  • Assure la coordination et le suivi des déménagements selon les projets du pôle avec tous les corps de métiers.
  • Participe aux réunions de travaux et au suivi des dossiers travaux et sécurité.

 

De manière générale, le cadre administratif - assistant du chef de pôle peut se voir confier par le chef de pôle toute tâche non explicitement précisée ci-dessus à la condition qu’elle relève de la définition générale de ses fonctions et qu’elle ne soit pas contraire à une disposition législative, réglementaire ou institutionnelle. 

7.     COMPÉTENCES et QUALITES REQUISES

7.1.       Pré requis pour le poste

  • Formation juridique, droit public, droit hospitalier (RH et / ou finance, commande publique), de niveau licence
  • Très bonne connaissance du milieu hospitalier souhaitée si formation de base non hospitalière
  • Maîtrise des logiciels bureautiques courants souhaitée

7.2.       Compétences professionnelles

  • Capacités à anticiper, à organiser, à s’adapter et à se positionner dans un environnement complexe et en forte évolution
  • Capacité à informer, à prévenir, à rendre compte
  • Capacité à mettre à jour ses connaissances

7.3.       Qualités professionnelles

  • Rigueur professionnelle et diplomatie
  • Sens relationnel, esprit d’initiative, sens des responsabilités
  • Sens de la communication et de la discrétion professionnelle
  • Maîtrise de soi, capacité à travailler en équipe, disponibilité
  • Souci de la recherche de solution dans le respect des échéances fixées.

Un accompagnement dans les fonctions par un pair pourra être proposé.

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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