Offres d'emploi administratives, Administratif

Assistant de formation - CDD 3 mois - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Lieu : CH LE VINATIER

Postuler

GRADE - METIER - EMPLOI

Grade : Adjoint administratif

Emploi : Gestionnaire administratif et financier

Métier : Assistant de formation

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

L’adjoint administratif est placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Ressources Humaines et de la Directrice des Ressources Humaines adjointe en charge de la formation. Il travaille en binôme avec l’adjoint administratif chargé de la gestion des stages et de la plateforme de formation. Il collabore avec les différents formateurs experts, les établissements partenaires et clients de la plateforme de formation ainsi que les différents services de l’hôpital.

AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail : 100%

Cycle hebdomadaire : 38h20/semaine – repos fixes les week-end et jours fériés

Amplitude horaire : 9h00-17h00

AFFECTATION

POLE : Direction                                                                                                   

Structure interne : Compétences                                                                                          

Unité fonctionnelle : 1291 - DRH – Personnel DRH                                                                 

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

 

1. Accompagnement des porteurs de projet dans la conception de la formation

  • Mise en forme du programme de formation
  • Détermination du budget de l’action de formation
  • Détermination du prix de vente de la formation

2. Gestion administrative et financière des actions de formation dispensées par la plateforme

  • Secrétariat de la plateforme de formation
  • Elaboration des conventions de formation avec les établissements
  • Gestion des inscriptions, des attestations des stagiaires
  • Organisation matérielle de la formation
  • Paiement des intervenants extérieurs et / ou des formateurs internes
  • Elaboration des documents comptables permettant la facturation des formations
  • Suivi du budget des actions de formation
  • Suivi financier de la plateforme de formation

3. Communication

  • Interlocuteur des porteurs de projets et des différents partenaires publics et privés
  • Assure la relation avec les clients
  • Création de documents de communication

4. Mise en œuvre du référentiel qualité lié à la formation

  • Veille au cadre réglementaire de la formation
  • Participe au projet de certification de la qualité de la formation QUALIOPI, le référencement au DPC
  • Elabore le bilan annuel de la Direccte

5. Soutien à l’équipe formation continue

Des missions spécifiques en lien avec l’élaboration et le suivi du plan de formation pourront être confiées.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Compétences professionnelles

  • Capacité à anticiper, à prioriser, à organiser, à s’adapter et à se positionner dans un environnement complexe et en forte évolution
  • Capacité à informer, à prévenir, à rendre compte
  • Capacité à chercher et trouver les ressources ad hoc dans la résolution de situations complexes
  • Capacité à s’adresser au public et à rédiger des écrits
  • Capacité à mettre à jour ses connaissances et se former régulièrement

Qualités professionnelles

  • Rigueur professionnelle et diplomatie
  • Sens relationnel, esprit d’initiative, sens des responsabilités
  • Sens de la communication et de la discrétion professionnelle
  • Maîtrise de soi, capacité à travailler en équipe, disponibilité
  • Souci de la recherche de solution dans le respect des échéances fixées

Compétences relationnelles

  • Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
  • Lien avec les partenaires internes et externes de l’établissement

Expérience professionnelle

  • Connaissance du milieu hospitalier
  • Connaissance des règles en matière de gestion des formations
  • Travail en lien avec plusieurs interlocuteurs, services, directions, partenaires
  • Travail au contact des utilisateurs

Connaissances spécifiques attendues

  • Maîtrise de l’outil informatique : Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher (souhaitée)
  • Logiciel Hopistage : fonctionnalité, technicité, évolution
  • Maîtrise des logiciels internes : Octime, Gesform, Segallier, Magh2
  • Bonne maîtrise orthographique

 

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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