Offres d'emploi administratives, Technique
Ref. 005

Technicien Informatique (H/F) - Gestion du Temps de Travail - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI - Mutation - Détachement, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : DIRECTION DES SOINS

Lieu : Centre Hospitalier Le Vinatier

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1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Technicien Supérieur Hospitalier ou Technicien Hospitalier

Emploi : Technicien informatique

Métier : Technicien informatique en charge de la gestion du temps de travail

 

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Le technicien informatique est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur et, par délégation du directeur, du coordonnateur général des soins et du cadre supérieur de santé (CSS) responsable de la gestion du temps et de l’activité (GTA). Il collabore, dans le cadre de ses compétences, avec tous les membres de l’équipe de la Direction des soins ou des Ressources Humaines ainsi qu’avec l’ensemble des acteurs de l’institution nécessitant ses services.

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail :                  100%

Cycle hebdomadaire :            38h20/semaine

Amplitude horaire :               9h00-17h00

Continuité à assurer avec le cadre supérieur de santé pendant les périodes de congés

 

4.      AFFECTATION

Pôle : Direction

Structure Interne : Ressources Humaines

Unité fonctionnelle : 1258 – DS – Direction des Soins 

 

5.      DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Au sein de la Direction des Soins, le technicien informatique chargé de la gestion du temps de travail a pour mission d’assister le CSS responsable de la GTA dans la gestion des logiciels de gestion du temps OCTIME et de gestion des heures supplémentaires WHOOG intégrant notamment :

  • Les paramétrages nécessaires à la mise en œuvre des règles institutionnelles de gestion du temps et des heures supplémentaires ;
  • Les paramétrages nécessaires à la bonne intégration de ces logiciels dans le système d’information (fichier structure, interfaces) ;
  • L’exploitation des données saisies dans le logiciel et leur computation avec des données issues d’autres outils ;
  • L’assistance aux utilisateurs (via l’utilisation du logiciel CARLSOURCE) ;
  • La qualification des problèmes rencontrés (fonctionnels vs. Techniques) et la proposition de solutions curatives ou palliatives, en autonomie ou en lien avec les autres directions (notamment DSI pour les problèmes techniques) ;
  • La compréhension des flux inter-applicatifs ;
  • La proposition d'amélioration des processus métiers.

 

6.      ACTIVITES PRINCIPALES

6.1 Gestion du logiciel Octime 

6.1.1 Maintenir et faire évoluer le logiciel en fonction des besoins législatif et institutionnel
  • Assurer les paramétrages de l’outil pour intégrer les différentes évolutions impactant le logiciel (exemple : réglementation, fichier structure, interfaces, droits utilisateurs) ;
  • Suivre l’évolution des métiers et grades en collaboration avec la Direction des systèmes d’information ;
  • Créer et adapter les cycles lorsque nécessaire, à la demande des cadres de santé, en veillant à leur conformité avec la législation et la note DRH en vigueur ;
  • Travailler la levée des anomalies avec les cadres pour permettre l’interface paie ;
  • Assurer le contrôle et la veille technique du bon paramétrage du logiciel. 
6.1.2 Contrôler les éléments variables en vue de fiabiliser la paie 
  • Effectuer les contrôles préliminaires à la validation des EVP dans le respect de la check-list établie avec les commissaires aux comptes ;
  • Extraire et retraiter des données pour l’ensemble des pôles et de la direction de manière systématique et/ou à la demande ;
  • Vérifier mensuellement la situation des agents en CLM, CLD, CFP et études promotionnelles ;
  • Saisir et contrôler les demandes de CET ;
  • Activité de contrôle :
    • bénéficiaires de primes variables ;
    • bénéficiaires de Jours Fériés.

 

6.2 Gestion du logiciel WHOOG 

6.2.1 Maintenir et faire évoluer le logiciel 
  • Assurer les paramétrages de l’outil pour intégrer les différentes évolutions impactant le logiciel (exemple : réglementation, fichier structure, interfaces, droits utilisateurs) ;
  • Suivre l’évolution des compétences et des affectations des personnels WHOOGER ;
  • En collaboration avec les gestionnaires RH, mettre à jour le fichier des personnels inscrits (Disponibilités, congés parentaux, démission, …). 
6.2.2 Accueillir les personnels
  • Tenir la permanence d’accueil pour les nouveaux professionnels souhaitant s’inscrire à la bourse aux heures supplémentaires ;
  • Recevoir les agents en difficulté avec l’application ou leur support informatique (Smartphone et tablette). 

6.3 Analyse et Résolution des problèmes techniques des utilisateurs via la hotline et le progiciel Carlsource 

  • Assurer une hot line à horaires définis par la Direction afin de venir en aide de manière continue à l’ensemble des personnels d’encadrement utilisateurs du progiciel OCTIME ;
  • Apporter les corrections de saisie sur le logiciel de gestion du temps que l’encadrement de proximité ne peut pas réaliser lui-même ;
  • Traiter et suivre les demandes d’intervention sur le logiciel Carlsource ;
  • Distinguer les problèmes d’utilisation des problèmes techniques afin d’orienter au mieux les actions correctrices en prenant attache auprès des utilisateurs dans un cas, de la direction des systèmes d’information voire de l’éditeur dans l’autre cas.

6.4 Gestion des commandes de personnels intérimaires 

  • Transmettre à l’agence d’intérim et suivre sur le logiciel Blue-medi les commandes de personnels émises par les pôles ;
  • S’assurer de leur traçabilité sur le logiciel Octime ;
  • Suivre les budgets intérim polaires en lien avec le service paie.

 

7.        ACTIVITES SPECIFIQUES

  • Construire, actualiser les outils de formation aux logiciels OCTIME et WHOOG, à la législation relative au temps de travail (en lien avec la DRH) ;
  • Former à l’utilisation de ces outils ainsi qu’à la législation sur le temps de travail: les Cadres de santé, médecins chefs de pôle et médecins qui seront notamment utilisateurs d’Octime ;
  • Former l’encadrement soignant, administratif et logistique à l’utilisation du logiciel WHOOG.

 

8.      COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

  • Excellente maîtrise d’Excel ;
  • Logiciel Octime et Whoog (Fonctionnalités et technicité) ;
  • Gestion du temps de travail, droit et législation du travail ;
  • Compétences informatiques :
    •  Principe de paramétrage logiciel ;
    • Principe de droits utilisateur ;
    • Principes d’échanges d’informations entre logiciels ;
    • Exploitation de données ;
    • Prise en charge d’un problème logiciel (fonctionnel ou technique).
  • Compétences relationnelles :
    • Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (utilisateurs, DRH, DSI, etc.) ;
    • Formalisation de documentation en lien avec un logiciel (mode opératoire, support formation, procédures, etc.) ;
    • Recueil de besoin utilisateur ;
    • Lien avec les prestataires.

8.1 Formation et diplôme requis

Diplôme de niveau BAC minimum.

8.2 Expérience professionnelle

  • Connaissance du milieu hospitalier ;
  • Travail en lien avec plusieurs services/directions ;
  • Travail au contact des utilisateurs.

8.3  Connaissances spécifiques attendues

  • Langage SQL souhaité (requétage, etc…) ;
  • Maitrise des outils bureautiques et notamment Excel (niveau avancé de traitement de données).

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