Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 008

Secrétaire médical (H/F) - CDD 6 mois - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 6 mois, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : CENTRE

Lieu : CH LE VINATIER

Postuler

1.     GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint administratif ou Assistant médico-administratif

Métier : Secrétaire médical

% Temps : 100 %

 

2.     RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Dans le cadre des délégations en vigueur, placé sous l’autorité du Chef de Service, le Dr Félicia SIMEON de BUOCHBERG, par délégation fonctionnelle du chef de pôle, le Dr Anne MONNET.

 

3.     AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

  • Amplitude de référence : 9 h à 19 heures,
  • Cycle hebdomadaire de 38h20 avec repos fixes,
  • Congés pris dans le respect de l’organisation du service.

 

4.     AFFECTATION

POLE : CENTRE

Structure interne : Secteur 69G31

Unité de soins : Centre Ambulatoire de Psychiatrie Publique Adulte - Villette

 

5.     CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Le pôle Centre couvre le secteur géographique des 3ème, 6ème et 8ème arrondissements de LYON.

Le pôle est composé de 4 structures internes :

Deux  secteurs cliniques : 
  • SECTEUR 69 G 31 : Ce secteur comprend les unités fonctionnelles accueillant les patients du 6ème et 3ème arrondissement de Lyon.
    • Deux unités d’hospitalisation complète : H.EY et G.DAUMEZON
    • Les unités extra hospitalières : CMP, CATTP et HDJ, regroupées au CAPPA Villette, 57 rue E. Richerand 69003.
  • SECTEUR 69 G 05 : Ce secteur comprend les unités fonctionnelles accueillant les patients du 8ème arrondissement de Lyon.
    • Une unité d’hospitalisation complète : JP.FALRET ;
    • Les unités extra hospitalières (CMP, CATTP et HDJ), regroupées au « Quadrille », 40 av J. Mermoz 69008 LYON.
Un secteur transversal à vocation polaire :
  • Une unité d’hospitalisation complète : V.MAGNAN ;
  • Une unité pour les patients de longue évolution : C.PASCAL ;
  • Une unité de réadaptation/ foyer de transition : l’Unité de Réadaptation Psycho Sociale (URPS-HC et URPS-Foyer) ;
  • La Psychiatrie extrahospitalière du sujet âgé CMP Personnes Agées [3ème – 6ème – 8ème] et Hôpital De Jour Personnes Agées situé 19 rue Jacqueline AURIOL, 69008 ;
  • D’un appartement thérapeutique ;
  • Le Centre Sportif ;
  • La Maison des Arts.
Un  service universitaire à vocation régionale :

Il  s’agit du Service Universitaire de Réhabilitation-Centre Référent Lyonnais en Réhabilitation et en remédiation Cognitive (SUR-CL3R)  comprenant :

  • Evaluation et soins de réhabilitation ;
  • Ateliers thérapeutiques et Réinsertion.

 

6.     ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil

  • Accueil physique des patients et de leurs proches ;
  • Accueil téléphonique des patients et de leurs proches ;
  • Planification et gestions des rendez-vous (agendas médicaux Outlook).

Gestion de l’information

  • Collecte, enregistrement et mise à jour des informations administratives du patient ;
  • Traitement, organisation et coordination des informations médico-administratives.

Saisie et production de documents

  • Saisie des observations médicales dans le logiciel Cortexte ;
  • Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux et certificats ;
  • Saisie et mise en forme des comptes rendus des réunions ;
  • Saisie des données RIM-P dans le logiciel Cortexte ;
  • Saisie des données statistiques.

Travail de lien et de suivi

  • Suivi des certificats médicaux (loi du 05/07/2011) en lien avec les médecins et le bureau des entrées ;
  • Recueil des différents comptes rendus médicaux nécessaires aux suivi ; 
  • Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux (logiciel établissement) ;
  • Transmission des informations aux différents professionnels ;
  • Participation aux réunions institutionnelles, avec établissement des comptes rendus en lien avec le médecin responsable de l’unité et le cadre de santé.

Gestion et Organisation

  • Hiérarchisation des activités de secrétariat à réaliser : différencier importance et urgence, différer une réponse ou une transmission d’information ;
  • Planification et suivi des rendez-vous des patients ;
  • Gestion des agendas Outlook des différents professionnels ;
  • Gestion et organisation des consultations intra-hospitalières ;
  • Organisation des transports des patients ;
  • Gestion des demandes d’interprétariat ;
  • Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri et diffusion) ;
  • Numérisation des documents externes dans le logiciel Cortexte ;
  • Reproduction de dossiers médicaux ;
  • Gestion des fournitures de bureau, et de l’approvisionnement des bureaux en formulaires divers et fournitures.

 

7.     PARTICULARITE DU POSTE

Trois secrétaires travaillent à temps plein dans la structure Richerand qui rassemble les trois unités extra-hospitalières du secteur 69G31 : CMP, CATTP, HDJ.

Deux secrétaires sont installées au rez-de-chaussée, à l’entrée du CMP-CATTP. Elles se partagent les fonctions Accueil et Saisie CMP, par demi-journées, réparties équitablement dans la semaine.

La troisième secrétaire est installée au 1er étage de la structure. Elle assure le secrétariat du CATTP et de l’HDJ (accueil, saisie, suivi des rendez-vous, prise de notes et rédaction de comptes-rendus, tenue des dossiers médicaux, mise à jour des tableaux de file active…)

Une rotation se fait entre les postes du rez-de-chaussée et du 1er étage.

Les périodes de congés sont programmées entre les trois secrétaires de la structure et validées par le médecin responsable de l’unité.

 

8.     COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Formation souhaitée 

 Formation de secrétaire médicale

Expérience professionnelle

Une expérience de travail auprès de patients suivis en psychiatrie est souhaitée.

Compétences et qualités requises

  • Maîtrise de la langue française, de la grammaire et de l’orthographe ;
  • Discrétion, souci de la confidentialité des informations (secret professionnel) ;
  • Bonnes aptitudes relationnelles avec les patients, leurs familles, les partenaires médico-sociaux, l’encadrement et l’ensemble des équipes ;
  • Capacité à s’intégrer à une équipe pluriprofessionnelle ;
  • Bonne qualité d’expression vis-à-vis d’interlocuteurs variés ;
  • Capacité à prendre des initiatives ;
  • Capacité d’organisation : savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser ;
  • Capacité de discernement ;
  • Rigueur ;
  • Disponibilité ;
  • Capacité à évaluer ses pratiques professionnelles et à les faire évoluer.

Connaissances spécifiques attendues – qualifications professionnelles

  • Connaissance du vocabulaire médical ;
  • Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes) ;
  • Utilisation avancée des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, Cortexte) ;
  • Capacité à prendre des notes et à rédiger un compte-rendu ;
  • Connaissance du droit des patients – droit hospitalier – déontologie et secret professionnel ;
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’hôpital.

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