Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 006

Secrétaire médical (H/F) - CDD 4 mois - 50%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD, A partir du 4 novembre 2019

Modalité : 50%

Pôle d'affectation : PSYCHIATRIE DE LA PERSONNE AGEE

Lieu : CENTRE HOSPITALIER LE VINATIER

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1.       GRADE, METIER, EMPLOI

  • Grade : Adjoint Administratif
  • Emploi : Secrétaire
  • Métier : Secrétaire médical
  • % Temps : 50%

2.       RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Dans le cadre des délégations en vigueur et par délégation du Chef de Pôle, le/la secrétaire médical(e) est placé(e) sous l’autorité du chef de service, et par délégation au médecin responsable de l’unité fonctionnelle.

3.       AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

  • Temps de travail : 50% avec repos fixes
  • Cycle hebdomadaire : 19h10
  • Amplitude horaire : 9h00 – 17h00
  • Horaires : du lundi au vendredi de 9h00 à 12h50, sauf nécessités de service
  • Congés pris dans le respect de l’organisation du service, des règles institutionnelles et en articulation avec la deuxième secrétaire du service.

 4.       AFFECTATION

  • POLE : Psychiatrie de la Personne Âgée
  • Structure interne : Service extra PSYPA – Secteur 69Z25
  • Unité de soins : HDJ Les Nymphéas
  • Unité fonctionnelle : 1995

 5.       CARACTERISTIQUES DES LIEUX D’EXERCICE

Le Pôle de Psychiatrie de la Personne Âgée est composé de deux services et accueille des patients présentant des symptômes psychiatriques en lien avec l’avancée en âge, symptômes traversant l’intégralité de la nosographie psychiatrique de l’adulte. Il couvre l’ensemble des secteurs du Centre Hospitalier Le Vinatier.

Les critères d’indication de prise en charge pour une évaluation ou une hospitalisation sont les suivants :

  • Patients de plus de 65 ans présentant une première décompensation psychiatrique et/ou ne bénéficiant plus de suivi depuis plus de 5 ans par les équipes de psychiatrie de l’adulte de l’hôpital.
  • Ce critère délimitant la frontière d’indication de prise en charge, le pôle reste concerné par tous les patients âgés, y compris ceux référés aux unités des pôles adultes du Centre Hospitalier Le Vinatier, et peut proposer son soutien spécialisé aux équipes de psychiatrie de l’adulte.

5.1.             Service intra hospitalier, 69Z98 :

Il comprend trois unités d’hospitalisation temps plein de court séjour d’une capacité de 24 lits + une chambre d’apaisement. A ces 24 lits, s’ajoute dans chaque unité une place d’hôpital de jour. Une place d’hôpital de nuit est également mobilisable sur l’ensemble des trois unités.

Ce dispositif intra hospitalier est complété par le CATTP Berthe Morisot qui prend en charge des patients hospitalisés à temps complet, pour qui un projet de sortie s’envisage ou est réalisé. Une fois le patient sorti, la poursuite d’activités thérapeutiques groupales (groupe accueil, groupes à médiation : corps, escapades gourmandes, chant, arts et cultures…) participe à une transition accompagnée.

L’unité Sisley s’adosse aux secteurs couverts par le pôle Centre de psychiatrie adulte. Elle accueille les patients résidant sur les arrondissements suivants : 3ème, 6ème, 8ème arrondissements de Lyon.

L’unité Sisley est une unité de soins de 24 lits d’hospitalisation à temps complet (incluant 3 chambres médicalisées) et d’une chambre d’apaisement.

L’unité Renoir s’adosse aux secteurs couverts par le pôle Ouest de psychiatrie adulte. Ainsi, elle accueille les patients résidant dans les arrondissements et communes suivants: 1er, 2ème, 4ème, 5ème arrondissements, Caluire, Fontaines sur Saône, Fontaines Saint Martin, Cailloux sur Fontaine, Rillieux, Sathonay, Neuville, Genay, Rochetaillé et Vaulx-en-Velin.

L’unité Gauguin s’adosse aux secteurs couverts par le pôle Est de psychiatrie adulte. Elle accueille les patients résidant dans les communes suivantes : Villeurbanne, Bron, Décines Charpieu, Meyzieu, Chassieu, Genas, Jonage, Jons, Pusignan, Saint-Bonnet de Mûre, Saint-Laurent de Mûre, Colombier-Saugnieu.

5.2.             Service extra hospitalier, 69Z25

Il comprend trois dispositifs de soins, tous trois situés au 98 rue Boileau dans le 6ème arrondissement de Lyon.

Le Centre de Guidance Familiale en Psychiatrie de la Personne âgée est un dispositif inter hospitalier (CH St Cyr au Mont d’Or, CH St Jean de Dieu, Hospices Civils de Lyon et CH Le Vinatier) qui propose un soin groupal familial à domicile.

Il a pour objectif d’accueillir et de soulager la souffrance psychique de familles en crise, engendrée par la perte d’autonomie liée à la maladie d’un parent âgé, que celle-ci soit d’origine somatique, psychique et/ou cognitive.

Issue d’un projet commun HCL (pavillon K) - CH Le Vinatier, L’Equipe Mobile d’Evaluation et d’Orientation PSYPA représente la branche psychiatrique du dispositif et prend en charge des personnes de plus de 65 ans présentant des troubles psychiatriques, qu’elles se trouvent à domicile ou en institution médico-sociale. Elle intervient uniquement sur les secteurs géographiques desservis par le CH Le Vinatier et s’articule, sans se substituer, avec les réseaux de soins déjà existants (ex : Equipe Mobile Maladie d’Alzheimer).

La mission de l’EMPSYPA est d’évaluer la situation clinique sur le terrain (domicile, lieu de soins, lieu d’hébergement) afin d’orienter le patient vers des dispositifs adaptés et d’optimiser la trajectoire de soins. Ainsi, l’équipe mobile peut, au regard de la situation, établir une évaluation clinique, donner un conseil thérapeutique et préconiser une orientation en lien avec le médecin traitant.

L’hôpital de jour Les Nymphéas, d’une capacité de 15 places, accueille en soins des patients de plus de 65 ans présentant des troubles cognitifs et psychiques associés.

Sur le modèle d’une approche biopsychosociale de la personne âgée, l’hôpital de jour développe une approche intégrative des troubles mentaux associant la dimension cognitive à la dimension psychopathologique. Il s'agit, en travaillant aussi bien en amont qu’en aval de l’hospitalisation complète :

  • D’évaluer la pertinence de la demande d'hospitalisation complète
  • De proposer une prise en charge alternative,
  • De repérer et traiter les patients qui risquent de présenter des troubles notamment du comportement avant qu’ils n’évoluent vers la crise nécessitant l’hospitalisation,
  • De faciliter les sorties d’hospitalisation en proposant un étayage adapté à la poursuite des soins.

Les missions sont appelées à s’intensifier autour de trois axes :

  • Fonction de bilan/orientation
  • Fonction de soin en hôpital de jour
  • Fonction post-cure

L’équipe pluri professionnelle est composée d’un médecin psychiatre temps plein, d’un cadre de santé temps partiel, de ½ ETP assistante sociale, de 4 ETP Infirmiers, de 2 ETP ASD, de 1 ETP ASH, d’un ½ ETP de psychologue, d’1 ETP de neuropsychologue et ½ TP psychomotricienne.

Réflexions collectives dans l’unité :

  • Réunion clinique : hebdomadaire
  • Réunion organisationnelle : hebdomadaire
  • Réunion institutionnelle : trimestrielle
  • Réunion cadre/soignants : hebdomadaire
  • Réunion d’articulation secteur/unités intra : en fonction du calendrier pré établi

Réflexions collectives dans le pôle :

  • Les jeudis soirs de formation : mensuelle
  • CREX, cartographie des risques

6.       DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

  • Il participe et contribue au parcours des patients, en lien avec les professionnels médicaux, soignants et administratifs.
  • Il traite, organise et coordonne ces informations de telle sorte que chaque intervenant du parcours du patient dans le pôle (et hors pôle) dispose de la bonne information au bon moment.
  • Il s’inscrit dans un travail en équipe de secrétariat en cas d’absence de secrétaire sur les autres unités du pôle.

7.       ACTIVITES PRINCIPALES

7.1.             Fonction accueil

  • Accueil téléphonique, transmission des messages et des consignes 
  • Accueil physique des personnes se présentant au secrétariat (patients, familles, ambulanciers, taxis, autres partenaires du soin…) 
  • Travail de lien et de diffusion de l’information entre le pôle et l’unité de soins 
  • Prises de rendez-vous 

7.2.             Fonction travail de lien et de suivi 

  • Suivi des certificats médicaux de SPDT et de SPDRE en lien avec les médecins et le bureau des entrées 
  • Participation aux réunions organisationnelles de l’unité, aux réunions institutionnelles incluant pour ces dernières l’élaboration et la diffusion du compte-rendu en lien avec l’encadrement de l’unité 
  • Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux 
  • Suivi et rédaction de lettre de liaison, de CRH et envoi aux correspondants extérieurs, notamment médecins traitants 
  • Suivi identité médecin traitant et personne de confiance 
  • Travail de collaboration pluri professionnelle et lien avec le cadre de santé et le médecin de l’unité 
  • Assurer la continuité du secrétariat extrahospitalier en lien avec l’autre secrétaire du service

7.3.             Fonction saisie

  • Saisie des observations médicales sur dictaphone numérique ou manuscrites dans le dossier patient (logiciel CORTEXTE) 
  • Saisie des comptes rendus d’entretien et d’hospitalisation émanant des médecins psychiatres
  • Saisie et gestion de correspondances diverses et liées à l’activité commune du service 
  • Enregistrement des entrées/sorties 
  • Saisie des actes ambulatoires réalisés par les professionnels de l’hôpital de jour
  • Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux et certificats 
  • Saisie RIM-P en collaboration avec le médecin rédacteur du CRH (diagnostic principal, comorbidité addictive, comorbidité somatique, facteurs environnementaux) 
  • Aide à la cotation de l’activité des différents professionnels de la structure
  • Saisie et mise en forme des comptes rendus de réunions organisationnelles et institutionnelles
  • Saisie du planning hebdomadaire de présence médicale, en l’absence de la secrétaire de pôle

7.4.             Fonction gestion et organisation

  • Hiérarchisation des tâches de secrétariat à réaliser en fonction des priorités 
  • Gestion des fournitures bureautiques 
  • Gestion des tableaux de service des médecins 
  • Gestion des bons de transport et des demandes d’interprétariat 
  • Gestion des agendas Outlook
  • Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux 
  • Gestion des protocoles de soins (demande de prise en charge à 100%) des patients

8.       COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

  • Maîtrise de la langue française, de la grammaire et de l’orthographe
  • Discrétion, souci de la confidentialité des informations (respect du secret professionnel et de la déontologie)
  • Disponibilité
  • Bonnes aptitudes relationnelles avec les patients, leurs familles, les partenaires externes, l’encadrement et l’ensemble de l’équipe
  • Capacité à s’intégrer à une équipe pluridisciplinaire
  • Bonne capacité d’expression vis-à-vis d’interlocuteurs variés
  • Autonomie et capacité à prendre des initiatives
  • Capacité d’organisation : savoir prioriser les tâches à réaliser
  • Capacité de discernement
  • Rigueur et efficacité
  • Capacité à évaluer ses pratiques professionnelles et à les faire évoluer
  • Bonne capacité de saisie

8.1.             Formation souhaitée

Titulaire d’un diplôme de secrétariat médical.

8.2.             Expérience professionnelle

Une expérience de secrétariat médical dans le champ de la psychiatrie est souhaitée.

8.3.             Connaissances spécifiques attendues

  • Connaissance des termes médicaux (psychiatriques et somatiques)
  • Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes)
  • Utilisation avancée des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, Cortexte)

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation au Centre Hospitalier Le Vinatier, Direction des Ressources humaines, cellule recrutement, par mail : cellule.recrutement.drh(at)ch-le-vinatier(dot)fr le 31 octobre au plus tard.

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