Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 004

Secrétaire médical (H/F) - CDD 3 mois - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 3 mois, 2 septembre 2019

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : OUEST

Lieu : CH LE VINATIER

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 1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint administratif/Assistant médico-administratif

Emploi : Secrétaire du dispositif VigilanS

Métier : Secrétaire médical

% Temps : 100%

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

L’adjoint administratif du dispositif VigilanS est placé sous la responsabilité hiérarchique du Chef de Service qui évaluera sa manière de servir. Il collabore, dans le cadre de ses compétences, avec tous les membres de l’équipe pluri professionnelle, ainsi qu’avec l’ensemble des intervenants de la prise en soins.

Il exercera notamment sa mission en étroite collaboration avec le médecin coordonnateur du dispositif VigilanS, le psychologue - chef de projet du dispositif VigilanS et l’assistante médico-administrative du Service Hospitalo-Universitaire (Pôle Ouest).

L’agent est soumis aux droits et obligations des fonctionnaires (Titre IV) :

  • L’agent est tenu au devoir de réserve et au secret professionnel
  • L’agent ne doit pas consommer de produits illicites et de l’alcool sur les lieux et pendant les heures de travail

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Amplitude horaire : du lundi au vendredi de 8h00-18h00.

Repos fixes les week-ends et jours fériés.

Cycle de 38h20 par semaine.

Congés pris dans le respect de l’organisation du service.

4.      AFFECTATION

POLE : Ouest

Structure interne : Z56

Unité de soins : EQUIPE MOBILE/CENTRE DE PREVENTION DU SUICIDE

Unité fonctionnelle : 2056/2057

5.      CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Le Service Hospitalo-Universitaire, situé au sein du Pôle Ouest, est un service de consultation ambulatoire et d’interventions à domicile dédié à la prévention du suicide et l’accès aux soins en psychiatrie. Il comprend deux unités fonctionnelles : le Centre de Prévention du Suicide (CPS) et l'Equipe mobile (Psymobile) et se situe au sein du bâtiment 406 (1er étage).

L’ouverture d’un poste d’adjoint administratif à temps plein sur le SHU répond à la mise en place du dispositif de recontact des suicidants VigilanS, compris dans l’activité du CPS, à compter de septembre 2019. Ce dispositif national de prévention du suicide fait partie du Plan National Santé Mentale remis en 2018 par le Ministère de la Santé et des Solidarités. Il vise à offrir un recontact systématique des personnes étant passées par un service d’urgence pour une tentative de suicide, afin de prévenir le risque de réitération suicidaire dans les semaines et mois qui suivent la sortie des urgences. Le CPS constituera l’un des quatre centres de recontact de la région Auvergne-Rhône-Alpes avec le CHU de Clermont-Ferrand, le CHU Saint-Etienne et le CHU de Grenoble. Le CPS a été missionné par l’Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes pour assurer en collaboration avec le CHU de Clermont-Ferrand la coordination régionale du dispositif VigilanS. Le recontact téléphonique des patients ayant réalisé une tentative de suicide est assuré par l’équipe infirmière du CPS. La coordination régionale et locale du dispositif est assurée par le médecin coordonnateur et le chef de projet, en lien avec le COPIL régional et l’Agence Régionale de Santé.

6.      DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Le secrétariat du dispositif VigilanS assure les missions suivantes :

  • Activités administratives liée au dispositif VigilanS au sein du CPS 
  • Activités administratives liées la coordination locale du dispositif VigilanS au sein du CPS
  • Activités administratives liées à la coordination régionale du dispositif VigilanS

7.      ACTIVITES PRINCIPALES

7.1.            Activités administratives liées au dispositif VigilanS

  • Gestion des nouvelles demandes d’inclusions de patients via le logiciel eVigilanS
  • Envoi de courriers aux médecins généralistes pour l’ensemble des patients inclus dans le dispositif
  • Gestion de l’envoi des cartes de recontact aux personnes incluses dans le dispositif VigilanS
  • Gestion des appels entrants de la part des équipes de soins incluant des patients dans le dispositif
  • Organisation et participation aux différentes réunions : réunions d’équipes, institutionnelles et rencontres partenaires, avec rédaction des relevés de conclusion ou des comptes rendus en lien avec le médecin coordonnateur du dispositif et le chef de projet
  • Saisie et mise en forme des comptes rendus de réunions
  • Saisie des données statistiques
  • Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux et certificats 
  • Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri et diffusion) 
  • Travail de collaboration avec l’équipe infirmière

7.2.             Activités administratives liées à la coordination locale du dispositif VigilanS

  • Travail de collaboration avec l’équipe de coordination locale du dispositif VigilanS (médecin coordonnateur et chef de projet) 
  • Travail de collaboration avec les services d’urgences partenaires du dispositif VigilanS sur le territoire couvert par le CPS 
  • Gestion des agendas Outlook du médecin coordonnateur et du chef de projet
  • Traitement des documents, courriers et emails liés à la coordination locale du dispositif
  • Organisation et participation aux différentes réunions de coordination locale : réunions d’équipes et rencontres partenaires, avec établissement des relevés de conclusion ou des comptes rendus en lien avec le médecin responsable du dispositif

7.3.             Activités administratives liées à la coordination régionale du dispositif VigilanS

  • Travail de collaboration avec l’équipe de coordination régionale du dispositif VigilanS (médecins coordonnateurs, chefs de projet, membres du COPIL, ARS…) 
  • Traitement des documents, courriers et emails liés à la coordination régionale du dispositif 
  • Organisation et participation aux différentes réunions de coordinations régionale : réunions d’équipes, réunion du COPIL et rencontres partenaires, avec établissement des relevés de conclusion ou des comptes rendus en lien avec le médecin responsable de l’unité
  • Saisie et mise en forme des comptes rendus de réunions
  • Saisie des données statistiques
  • Saisie et mise en forme de documents, rapports et courriers relatifs à la coordination régionale
  • Gestion des agendas Outlook du médecin coordonnateur et du chef de projet

8.      COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Compétences :

  • Maîtrise parfaite de la langue française, de la grammaire et de l’orthographe
  • Connaissance de l’hôpital, de son organisation et des circuits de soins
  • Connaissance des techniques de l’accueil et de la communication 
  • Capacité à prendre des notes et rédiger un compte rendu 
  • Maîtrise du vocabulaire médical 
  • Maîtrise des outils d’information et de communication dématérialisée (intranet et internet) 
  • Maîtrise des principaux logiciels : Word, Excel, Powerpoint, Outlook 
  • Connaissance appréciée des logiciels du dossier patient (Cortexte)

Qualités :

A l’aise dans sa relation à l’autre, l’adjoint administratif se montre soucieux de la confidentialité des informations, du respect strict du secret professionnel, et par conséquent fait preuve de la plus grande discrétion.

Il fait montre également du sens de l’anticipation, de l’initiative et de l’implication dans le développement et le fonctionnement du  dispositif.

Rigoureux et organisé, il sait hiérarchiser son travail et agir en toutes occasions avec professionnalisme en tenant compte des priorités et des urgences.

Disponible et diplomate, il a le sens du  travail en équipe et la capacité à travailler en collaboration étroite avec l’équipe du SHU ainsi qu’avec l’ensemble des partenaires participant au dispositif.

8.1.            Formation souhaitée

Formation dans le domaine du secrétariat médical.

8.2.            Expérience professionnelle

Expérience dans le secteur psychiatrique appréciée.

 

 

 

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