Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 011

Secrétaire général de l'AdESM (H/F) - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI / Détachement / Mutation, 2 janvier 2020

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : DIRECTION

Lieu : CH LE VINATIER

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1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Attaché d’Administration Hospitalière / Adjoint des Cadres Hospitaliers / Assistant médico-administratif

Emploi : Responsable en gestion administrative

Métier : Secrétaire général de l’AdESM

% Temps : 100%

 

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du Chef d’Etablissement et du Président de l’AdESM.

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps plein : du lundi au vendredi

Horaires de travail : de 9h à 17h - horaires à définir avec le Président de l’ADESM

Cycle : 38h20 hebdomadaires – repos fixes et forfait de 20 RTT

 

4.      AFFECTATION

POLE : DIRECTION

Unité : AdESM

Unité fonctionnelle : 1458 – DRH – Mises à disposition

 

5.      CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

L’Association des établissements du service public de santé mentale est un réseau qui regroupe à ce jour 200 adhérents, établissements publics et privés à but non lucratif en charge du service public de santé mentale.

Les objectifs de l’AdESM :
  • Promouvoir le service public de psychiatrie, en adaptant les institutions du service public de psychiatrie aux besoins des patients et des familles, et à la demande sociétale dans le domaine de la santé mentale, ainsi qu’aux évolutions scientifiques ;
  • Coopérer en France et à l’international, en développant les réseaux professionnels avec tous les acteurs du secteur de la psychiatrie et de la santé mentale en France, et en organisant des échanges autour des expériences européennes et internationales ;
  • Partager des expériences et des innovations, en mettant en avant les expériences de nos adhérents lors des manifestations que nous organisons, pour valoriser les innovations, stimuler la créativité et favoriser la transférabilité des modèles qui ont fait leur preuve.
 Les actions de l’AdESM :
  • Impulser une démarche collective et collaborative : groupe de travail interne sur différentes thématiques d’actualités (Droits et libertés du patient, financement de la psychiatrie, lien entre le sanitaire et le médico-social) ;
  • Favoriser des temps de rencontre et d’échange : journées de formation sur différentes thématiques organisées plusieurs fois dans l’année ;
  • Etre force de proposition : participation et représentation à des instances de concertation, réflexion ou conception d’outils (DGOS, HAS, FHF).

 

6.      DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Sous l’autorité du Président, le secrétaire général coordonne et promeut les actions de l’association et de ses adhérents.

 

7.      ACTIVITES PRINCIPALES

Animation de la vie associative :
  • Gestion de l’agenda de l’association ;
  • Organisation de l’Assemblée générale : rédaction du rapport d’activités, réservation du lieu, invitation, gestion des présents pour obtention du quorum, traiteur si besoin, coordination sur place ;
  • Organisation des Bureaux nationaux et autres réunions internes : choix de la date, réservation des lieux de réunion, envoi des invitations, élaboration puis envoi ODJ et documents utiles à la réunion, gestion des invités, commande des plateaux repas, rédaction des CR ;
  • Démarches administratives diverses, par exemple : rédaction et mise à jour de documents de l’association (statuts, règlement intérieur etc.), formation continue/procédure data dock, demande de changement de l’adresse du siège.
 Animation de réseau :
  • Lien avec les adhérents : tenir à jour le listing des adhérents (mise à jour annuelle), répondre aux demandes diverses des adhérents (communication d’événements par exemple), gestion des demandes d’adhésion ;
  • Lien avec les partenaires : diffusion des communications (événements, plaidoyers, articles etc.) des partenaires, entretien des bonnes relations (par exemple, élection d’un nouveau Président : envoi d’un courrier au nom de l’AdESM).
Communication (en collaboration le webmestre du site Internet de l’AdESM) :
  • Développement de supports pour les différents événements/pour promouvoir l’association et ses actions, en lien avec le webmestre : carte de vœux, plaquette, flyers, affiches, programmes etc ;
  • Mise à jour du site internet : contenus et organisation des rubriques ;
  • Gestion du compte Twitter : contenu des Tweets.
Gestion événementielle :
  • Recherche du lieu et du traiteur ;
  • Participation à l’élaboration du programme (prise de contact avec de potentiels intervenants, relance) puis rédaction du programme ;
  • Coordination des intervenants (validation titre, horaire d’intervention, gestion frais de déplacement et hôtel, gestion power points ;
  • Gestion des inscriptions : élaboration du formulaire d’inscription, rédaction et envoi des conventions de formation/facture/attestation de présence, divers rappels par mail ;
  • Elaboration des feuilles d’émargement, badges et pochettes ;
  • Gestion de la liste des invités : élaboration de la liste, élaboration des invitations, envoi des invitations, coordination ;
  • Organisation d’un dîner lors de l’événement pour les intervenants/invités si besoin ;
  • Elaboration et analyse des questionnaires de satisfaction ;
  • Coordination sur place.
Veille informationnelle :
  • Réalisation d’études, enquêtes et travaux de synthèse sur des sujets d’actualités ;
  • Diffusion documents, actualités juridiques etc. aux adhérents ;
  • Rédaction d’une newsletter mensuelle ;
  • Représentation de l’association ;
  • Ponctuellement participation à des groupes de travail selon diverses thématiques dans le champ de la santé mentale (NB – la représentation reste pour l’essentiel assurée par les membres du Comité directeur, puis du Bureau national).

 

8.      COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

  • Connaître le domaine ou progresser vite dans sa connaissance ;
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs au domaine d’activité ;
  • Animer et développer un réseau en identifiant les partenaires, en créant et développant un réseau de contacts ;
  • Maitriser et appliquer la méthodologie de projet ;
  • Concevoir, piloter et organiser un projet (journées d’études, congrès etc.) ;
  • Identifier, analyser, synthétiser les informations relevant du domaine d’activité ;
  • Représenter l’association lors de différentes instances ;
  • Maitrise des outils informatiques (traitement de texte, tableurs, diaporama, internet et réseaux sociaux).
Aptitudes :
  • Autonomie ;
  • Esprit d’initiative ;
  • Travail en réseau.

8.1.            Formation souhaitée

Formation de niveau Bac + 2 minimum.

8.2.            Expérience professionnelle

Débutants acceptés.

 

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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