Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 002

Secrétaire administratif (H/F) - CDD 6 mois - 40%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 6 mois, Dès que possible

Modalité : 40%

Pôle d'affectation : CENTRE RESSOURCE REHABILITATION

Lieu : CH LE VINATIER

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1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint administratif/Assistant Médico-Administratif

Emploi : Secrétaire

Métier : Secrétaire administratif

% Temps : 40%

 

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Le secrétaire ou assistant médico-administratif est placé sous l’autorité directe du Pr Nicolas FRANCK, médecin qui coordonne l’activité de TS2A. Il collabore, dans le cadre de ses compétences, avec tous les membres de l’équipe pluri-professionnelle dont le Dr Sophie Cervello, ainsi qu’avec l’ensemble des intervenants des structures partenaires.

Conformément à la législation en vigueur :

  • L’agent est soumis aux droits et obligations des fonctionnaires (Titre IV) ;
  • L’agent est tenu au devoir de réserve et au secret professionnel ;
  • L’agent ne doit pas consommer de produits illicites et de l’alcool sur les lieux et pendant les heures de travail.

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Amplitude de référence 9h00/19h00 heures (selon les nécessités de service).

Cycle hebdomadaire de 14h avec repos fixes les week-ends et jours fériés.

Congés pris dans le respect de l’organisation du service.

 

4.      AFFECTATION

POLE : Hors pôle

Structure interne : Centre ressource de réhabilitation psychosociale et de remédiation cognitive (CRR)

Unité de soins : Troubles du spectre autistique de l’adulte

Unité fonctionnelle : 2097

 

5.      CARACTERISTIQUES DE LA STRUCTURE D’AFFECTATION

TS2A est une unité spécialisée destinée aux adultes habitant dans le Rhône ayant un trouble du spectre autistique (TSA) sans déficience intellectuelle (SDI) - syndrome d’Asperger. Cette unité est liée au centre ressource de réhabilitation psychosociale et de remédiation cognitive (CRR) et au centre référent de de réhabilitation psychosociale (CL3R).

En déclinaison de la stratégie nationale pour l'autisme 2018-2022, TS2A permettra aux usagers d’accéder aisément à un diagnostic de TSA et à une offre fournie de soins de  réhabilitation psychosociale (RPS).

L’activité de l’unité est double : poser des diagnostics de TSA-SDI et renforcer l’activité thérapeutique spécifiquement destinée aux adultes avec TSA-SDI afin qu’ils puissent accéder à un parcours satisfaisant.

 

6.       DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

  • Toutes tâches administratives en rapport avec l’accueil des usagers, la planification des rendez-vous et la comptabilité ;
  • Tâches administratives en rapport avec l’organisation des formations ;
  • Archivage ;
  • Préparation des outils de communication (avec le documentaliste) ;
  • Participation à la diffusion des supports.

 

7.       ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion et Organisation :
  • Traitement des courriers et des dossiers (enregistrement, tri et diffusion) ;
  • Gestion des fournitures bureautiques ;
  • Etablissement des bons de commande et des factures en lien avec la direction des affaires financières ;
  • Hiérarchisation des activités de secrétariat à réaliser en fonction des priorités.
Fonction Saisie :
  • Saisie et mise en forme des comptes-rendus des réunions ;
  • Saisie des données statistiques ;
  • Saisie et mise en forme de documents, rapports et courriers ;
  • Participer à la collecte de données systématique dans le cadre de la cohorte de réhabilitation psychosociale REHABase.

 

8.       COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

8.1.            Compétences et qualités requises

  • Bonnes aptitudes relationnelles avec les collègues, l’encadrement et l’ensemble des équipes ;
  • Expression claire vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés afin de donner des renseignements facilement compréhensibles ;
  • Capacité à percevoir et gérer une situation d’accueil conflictuelle et à relayer auprès de l’équipe ;
  • Capacité à prendre des initiatives ;
  • Capacité d’organisation ;
  • Capacité à s’intégrer à une équipe pluridisciplinaire ;
  • Discrétion ;
  • Rigueur ;
  • Capacité de discernement ;
  • Capacité à savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser ;
  • Savoir faire la différence entre importance et urgence ;
  • Capacité à établir des comptes rendus de réunion ;
  • Capacité à évaluer ses pratiques professionnelles, à rendre compte de ses difficultés et à les faire évoluer.

8.2.            Formation souhaitée

  • Formation de secrétaire médicale, formation de comptabilité ;
  • Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Outlook).

8.3.            Connaissances spécifiques attendues – qualifications professionnelles

  • Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes) ;
  • Utilisation avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de gestion du dossier patient (Cortexte) ;
  • Connaissance du droit hospitalier – Respect de la déontologie et du secret professionnel ;
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’hôpital.

8.4.            Expériences professionnelles

  • Une expérience de travail dans le milieu médical est la bienvenue.

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