Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 001

Cadre administratif de pôle (H/F) - 100% - CDD jusqu'au 31/12/2019

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD jusqu'au 31/12/2019, 14/10/2019

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : CENTRE

Lieu : CH Le Vinatier

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1.  GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint des Cadres Hospitaliers

Emploi : Cadre administratif - assistant du chef de pôle

Métier : Cadre administratif de pôle

% Temps : 100%

 

2.       POSITIONNEMENT INSTITUTIONNEL – RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

2.1.             Le cadre administratif - assistant du chef de pôle est placé

  • Sous l’autorité hiérarchique du directeur ;
  • Sous l’autorité fonctionnelle du médecin chef de son pôle d’affectation.

Il travaille en étroite collaboration avec le ou les cadre(s) supérieur(s) de santé – assistant(s) du chef de pôle.

2.2. AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

  • Temps de travail : Sur une base théorique de 38 heures 20 hebdomadaire dans une logique forfaitaire. Bénéficie de 20 RTT par an.
  • Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi, repos fixes le samedi, dimanche et jours fériés.
  • Tableau de service élaboré et géré sous la responsabilité du chef de pôle.
  • Gestion des congés décentralisée au niveau du pôle d’affectation.

2.3. AFFECTATION

POLE : Centre

Structure interne : Service commun

Unité de soins : Unité Commune  Pôle Centre

Unité fonctionnelle : 1580

 

3.      CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

 

Le pôle Centre couvre le secteur géographique des 3ème, 6ème et 8ème arrondissements de LYON. Il est au service d’une population de plus de 16 ans de 179 383 habitants et comprend l’arrondissement de Lyon le plus peuplé.

Le pôle est composé de 4 structures internes :

Deux secteurs cliniques :
  • SECTEUR 69 G 31 : Ce secteur comprend les unités fonctionnelles accueillant les patients des 6ème et 3ème arrondissements de Lyon.
    • Deux unités d’hospitalisation complète : H.EY et G.DAUMEZON ;
    • Les unités extra hospitalières : CMP, CATTP et HDJ, regroupées au CAPPA Villette, 57 rue E. Richerand 69003.
  • SECTEUR 69 G 05 : Ce secteur comprend les unités fonctionnelles accueillant les patients du 8ème arrondissement de Lyon.
    • Une unité d’hospitalisation complète : JP.FALRET ;
    • Les unités extra hospitalières (CMP, CATTP et HDJ), regroupées au « Quadrille », 40 av J. Mermoz 69008 LYON.
Un secteur transversal à vocation polaire :
  • Une unité d’hospitalisation complète : V.MAGNAN ;
  • Une unité pour les patients de longue évolution : C.PASCAL ;
  • Une unité de réadaptation / foyer de transition : l’Unité de Réadaptation Psycho Sociale (URPS-HC et URPS-Foyer) ;
  • La Psychiatrie extrahospitalière du sujet âgé CMP CATTP Personnes Agées [3ème – 6ème – 8ème] situé 19 rue Jacqueline AURIOL, 69008 ;
  • Un appartement thérapeutique ;
  • Le Centre Sportif ;
  • La Maison des Arts.
Un  service universitaire à vocation régionale :

Il s’agit du Service Universitaire de Réhabilitation  comprenant :

  • Des ateliers thérapeutiques et de réinsertion ;
  • Evaluation et soins de réhabilitation.

 

5. DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Le cadre administratif - assistant du chef de pôle est chargé d’assister le chef de pôle et de faciliter ses missions dans tous les aspects de la gestion administrative, économique et financière du pôle, tant à l’intérieur du pôle que dans ses relations avec les autres pôles d’activité clinique ou médico-technique, avec le pôle direction et ses différents services ou directions fonctionnelles ainsi qu’avec les partenaires ou établissements extérieurs.

Conseiller administratif et financier du chef de pôle, il lui apporte ses compétences pour faciliter le management, le pilotage du pôle et aider à l’élaboration, au portage et au suivi de la réalisation du contrat et du projet de pôle, ainsi que de tous projets particuliers du pôle ou de ses services.

Sous l’autorité fonctionnelle du chef de pôle, il assure la gestion des ressources allouées ou déléguées au pôle, leur suivi, alimente et analyse les tableaux de bord et enquêtes médico-économiques du pôle ou qui lui sont demandées, en assure la diffusion et la bonne compréhension au sein du pôle.

Sur mandat du chef de pôle, il peut représenter ce dernier à tout groupe de travail polaire ou inter-polaire, assister ou être membre des instances de concertation du pôle.

Il participe aux réunions, instances et groupes de travail de l’établissement.

 

6. ACTIVITES PRINCIPALES

6.1.            Gestion administrative et financière, suivi de l’activité

  • Il aide le chef de pôle à formaliser les éléments administratifs et financiers du contrat et du projet de pôle, lors de leur élaboration et du suivi de leur exécution ;
  • Il aide le chef de pôle au montage et au portage administratif et financier des projets du pôle, à la réalisation de toutes études de coûts et de faisabilité nécessaires à ces projets ;
  • Il assiste le chef de pôle dans l’élaboration des besoins et lors discussions budgétaires annuelles et infra-annuelles (objectifs d’activité, moyens), dans le cadre de l’EPRD de l’établissement ;
  • Il assure le suivi et l’analyse de l’activité, des recettes et des dépenses du pôle par rapport aux objectifs fixés dans le cadre du contrat de pôle et propose si nécessaire des mesures correctrices ;
  • Il participe à la répartition des ressources au sein du pôle, ainsi qu’au suivi budgétaire infra annuel, notamment dans le cadre du suivi de l’exécution de l’EPRD, en lien avec la direction des finances, notamment dans les domaines suivants :
    • remplacements par des personnels non permanents ;
    • dépenses de médicaments et de dispositifs médicaux ;
    • dépenses à caractère hôtelier ;
    • dépenses d'entretien et de réparation des équipements à caractère médical et non médical ;
    • dépenses de formation de personnel
  • Suivre l’exhaustivité de la production de l’information médicale : recueil et analyse des données d’activité en lien avec le DIM ;
  • Alimenter et analyser les tableaux de bord (activité, dépenses, indicateurs) élaborés par le contrôle de gestion, en lien avec les différentes directions fonctionnelles et le DIM. En assurer la diffusion et la bonne compréhension au sein du pôle.
  • Il participe au renseignement des enquêtes réalisées par le pôle ou qui lui sont demandées ;
  • Il réalise le bilan de l’exécution des ressources allouées ou déléguées au pôle ;
  • Il assure la fonction de sous régisseur sous la responsabilité du régisseur titulaire de la direction des achats pour le règlement de menues dépenses des structures internes ;
  • Il veille au respect des règles d’engagement des dépenses allouées ou déléguées au pôle (règles comptables, procédures d’achat, fournisseurs et catalogues agréés par la direction des achats, …).

6.2.             Gestion du personnel et développement des compétences

  • Il assiste le chef de pôle, en lien avec le(s) cadre(s) supérieur de santé – assistant(s) du chef de pôle, dans ses réflexions sur l’évolution qualitative et quantitative des effectifs du pôle, sur son incidence en termes statutaire et financier, sur l’affectation des effectifs au sein des services du pôle en fonction des objectifs prévus au contrat et de l’activité constatée ;
  • Il suit les dépenses des personnels permanents médicaux et non médicaux affectés dans le pôle, les mensualités de remplacement allouées au pôle, les dépenses d’intérim et d’heures supplémentaires  engagées par le pôle,  en lien avec la DRH et la DAM ;
  • Il contribue, en lien avec le(s) cadre(s) supérieur de santé – assistant(s) du chef de pôle, à la préparation du plan de formation en cohérence avec le projet du pôle. Il s’assure du suivi de  son exécution ;
  • Il veille à la bonne application des statuts et des règles d’emploi du personnel au sein du pôle ;
  • Il analyse les indicateurs sociaux concernant le personnel du pôle : effectifs, absentéisme, GPMC, participe à la réalisation des enquêtes relatives aux personnels du pôle ;
  • Il assure la gestion administrative interne courante de certains personnels non médicaux affectés dans le pôle autres que ceux dont la gestion est assurée par le cadre de santé-assistant du chef de pôle ;
  • Il assure le suivi administratif courant des personnels médicaux affectés dans le pôle, participe à la tenue et à la coordination des tableaux de service et d’astreinte.

6.3.             Achats et approvisionnement, équipement & travaux :

  • Il recense annuellement les besoins d’achat en équipements hôteliers, équipements médicaux, équipements informatiques et travaux dans le cadre de l’élaboration des programmes annuels d’investissement ;
  • Il recense annuellement les besoins d’achats en petits matériels et/ou prestations (classe 6) en vue de l’élaboration des procédures de marché ;
  • Il participe à la priorisation de ces besoins dans le cadre des enveloppes d’investissement et d’exploitation attribuées ou déléguées au pôle et participe à la définition qualitative des besoins ;
  • Il assure le lien avec l’ensemble des services relevant des Ressources Physiques ;
  • Il s’informe de la conformité des achats hors marché et des règles de sécurité des appareils à acheter ;
  • Il organise et suit l’inventaire des équipements du pôle en lien avec les Ressources Physiques, et notamment transmet les demandes de mise à la réforme d’équipement.

6.4.             Communication, relations intra et extrahospitalières

  • Il participe à la communication interne et externe du pôle ;
  • Il participe à la compréhension, à l’appropriation et à l’utilisation des différents outils de gestion par les professionnels du pôle ;
  • Il favorise la transmission de l’information au sein du pôle et entretient des relations avec les autres pôles d’activité clinique et services des directions fonctionnelles de l’établissement ;
  • Il participe à l’élaboration du rapport d’activité annuel du pôle ;
  • Il participe à l’élaboration et à l’analyse du tableau de bord partagé du pôle ;
  • Il favorise la création et le développement de réseaux.

De manière générale, le cadre administratif - assistant du chef de pôle peut se voir confier par le chef de pôle toute tâche non explicitement précisée ci-dessus à la condition qu’elle relève de la définition générale de ses fonctions et qu’elle ne soit pas contraire à une disposition législative, réglementaire ou institutionnelle.

 

7.       COMPÉTENCES et QUALITES REQUISES

7.1.             Pré requis pour le poste 

  • Très bonne connaissance du milieu hospitalier exigée si formation de base non hospitalière ;
  • Maîtrise des logiciels bureautiques courants souhaitée.

7.2.             Compétences professionnelles 

  • Capacités à anticiper, à organiser, à s’adapter et à se positionner dans un environnement complexe et en forte évolution ;
  • Capacité à développer une vision institutionnelle et une stratégie managériale dans le cadre de la mise en œuvre du projet de pôle en cohérence avec le projet d’établissement, dans le respect du contrat de pôle et de l’EPRD ;
  • Capacité à négocier et à argumenter dans un environnement pluri professionnel ;
  • Capacité à informer, à prévenir, à rendre compte ;
  • Capacité à s’exprimer en public et à rédiger des écrits ;
  • Capacité à mettre à jour ses connaissances et se former régulièrement ;
  • Maîtrise parfaite de l’ensemble des logiciels de secrétariat (Word, Excel, Powerpoint) et aisance dans la rédaction de tous types de courriers ou documents administratifs.

7.3.             Qualités professionnelles 

  • Rigueur professionnelle et diplomatie ;
  • Sens relationnel, esprit d’initiative, sens des responsabilités ;
  • Sens de la communication et de la discrétion professionnelle ;
  • Maîtrise de soi, capacité à travailler en équipe, disponibilité ;
  • Souci de la recherche de solution dans le respect des échéances fixées ;
  • Sensibilité à la nécessité de la préservation des libertés individuelles et au respect de la législation.

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