Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 001

Assistant de Direction (H/F) - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI/Détachement/Mutation, 15/04/2019

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : DIRECTION

Lieu : CH LE VINATIER

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1.       GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Attaché d’Administration Hospitalière, Adjoint des cadres ou assistant médico-administratif

Emploi : Secrétaire

Métier : Assistant/secrétaire de direction

% Temps : 100 %

 

2.       RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du chef d’établissement et du directeur de la politique générale.

Il/Elle collabore étroitement avec l’ensemble de l’équipe de direction, les directions fonctionnelles (personnels techniques et administratifs) en fonction de leurs champs de compétences et avec l’encadrement médical et soignant des pôles d’activité clinique.

Il/Elle est en contact régulier avec des partenaires privés ou publics.

 

3.       AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps de travail : 100 %

Cycle hebdomadaire : 38 heures 20 hebdomadaires.  Forfait 19 RTT

Amplitude horaire : 9h00-17h00, possibilité ponctuelle de dépassements

 

4.       AFFECTATION

POLE : Direction

Structure interne : CR0144 - DIRECTION

Unité fonctionnelle : UF1257 - Direction

 

5.       CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Bâtiment 309 pôle direction – espace accueil partagé avec un autre assistant de direction.

 

6.       DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

L’assistant de direction assiste le chef d’établissement et le directeur de la politique générale, dans l’ensemble de leurs attributions et missions, anticipe les demandes et assure un rôle permanent de traitement des dossiers divers concernant l’établissement.

Il assure notamment un traitement des dossiers confidentiels et stratégiques avec rigueur et discrétion. 

Il participe à la permanence du secrétariat de direction et assure la coordination des différents secrétariats de direction. Il assure également la coordination de la préparation des instances entre directions.

Compte tenu de ces particularités, l’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du chef d’établissement et du directeur de la politique générale qui s’assure de la répartition des tâches quotidiennes et en assure la régulation.

 

7.       ACTIVITES PRINCIPALES

Les principales missions du secrétariat de direction sont les suivantes :

  • Anticiper, préparer et suivre les principaux dossiers ;
  • Coordination de la préparation des instances ;
  • Coordination des secrétariats de direction ;
  • Organiser les rendez-vous ;
  • Gérer la correspondance entrante et sortante (courrier, Outlook, fax) ;
  • Assurer l’interface téléphonique : répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, de leur importance et  priorité. ;
  • Accueillir et orienter les interlocuteurs ;
  • Assurer la mise à jour de bases de données sur tous les supports en vigueur (annuaires téléphoniques, listes, et toutes bases de données utiles au bon fonctionnement de la direction) ;
  • Gérer l’agenda du chef d’établissement et du directeur de la politique générale, des directeurs, suivi des RDV internes et externes ;
  • Assurer la frappe de document et leur mise en forme (courriers, notes, rapports) en respectant la charte graphique institutionnelle ;
  • Assurer un suivi précis des parapheurs, décisions signées du directeur, leur diffusion ;
  • Organiser les déplacements des directeurs ;
  • Etablir les ordres de missions ;
  • Veiller au bon fonctionnement et à la bonne utilisation du matériel utile au secrétariat et aux professionnels (informatique, vidéo projecteur, dictaphone ….) ;
  • Participer à la continuité du secrétariat de direction en collaboration et/ou en cas d’absence de l’autre assistante de direction.

8.       Compétences et Qualités requises

  • Capacité d’organisation et de gestion des priorités ;
  • Sens de l’anticipation, de l’initiative ;
  • Discrétion impérative ;
  • Aisance globale avec l’outil informatique (connaissance générale du web, savoir utiliser les moteurs de recherche…) et maîtrise du pack Windows office (Word, excel, Power Point et Publisher) ;
  • Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l’urgence ;
  • Réactivité face aux situations rencontrées et pertinence dans les réponses apportées ;
  • Capacités rédactionnelles ;
  • Confidentialité ;
  • Esprit de synthèse ;
  • Sens de l’organisation ;
  • Faire preuve de souplesse dans les horaires.

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