Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 010

Assistant de Direction - 50% - CDD 3 mois

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 3 mois, Dès que possible

Modalité : 50%

Pôle d'affectation : DIRECTION

Lieu : CH LE VINATIER

Postuler

1.       GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Attaché d’administration hospitalière, adjoint des cadres ou assistant médico-administratif

Emploi : Secrétaire

Métier : Assistant de direction

% Temps : 50%

 

2.       RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du chef d’établissement et du directeur de la politique générale, l'assistant de direction collabore étroitement avec l’ensemble de l’équipe de direction, les directions fonctionnelles (personnels techniques et administratifs) en fonction de leurs champs de compétences et avec l’encadrement médical et soignant des pôles d’activité clinique.

Il est en contact régulier avec des partenaires privés ou publics.

 

3.       AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

  • Temps de travail : 50 % ;
  • Cycle hebdomadaire : sur une base de 38h20, soit 19h10 hebdomadaires ;
  • Amplitude horaire : 9h00-12h30, possibilité ponctuelle de dépassements.

 

4.       AFFECTATION

POLE  : Direction

Structure interne : CR0144 – Direction

Unité fonctionnelle : 1257 – Direction

 

5.       CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

La Direction de la Politique Générale a pour missions :

  • Le suivi des contrats d’assurance ;
  • Les contentieux en responsabilité civile ;
  • Le conventionnement de l’établissement avec ses différents partenaires.

Le poste s’exerce au sein du pôle direction situé bâtiment 309 – espace accueil partagé avec l’autre assistant de direction.

 

6.       DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

L’assistant de direction assiste le chef d’établissement et le directeur de la politique générale, dans l’ensemble de leurs attributions et missions, anticipe les demandes et assure un rôle permanent de traitement des dossiers divers concernant l’établissement.

Il assure notamment un traitement des dossiers confidentiels et stratégiques avec rigueur et discrétion.

Il participe à la permanence du secrétariat de direction et assure la coordination des différents secrétariats de direction. Il assure également la coordination de la préparation des instances entre directions.

Compte tenu de ces particularités, l’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du chef d’établissement et du directeur de la politique générale qui s’assure de la répartition des tâches quotidiennes et en assure la régulation.

 

7.       ACTIVITES PRINCIPALES

Les principales missions du secrétariat de direction sont les suivantes :

  • Anticiper, préparer et suivre les principaux dossiers ;
  • Coordination de la préparation des instances ;
  • Coordination des secrétariats de direction ;
  • Organiser les rendez-vous ;
  • Gérer la correspondance entrante et sortante (courrier, Outlook, fax) ;
  • Assurer l’interface téléphonique : répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, de leur importance et  priorité ;
  • Accueillir et orienter les interlocuteurs ;
  • Assurer la mise à jour de bases de données sur tous les supports en vigueur (annuaires téléphoniques, listes, et toutes bases de données utiles au bon fonctionnement de la direction) ;
  • Gérer l’agenda du chef d’établissement et du directeur de la politique générale, des directeurs (notamment DAF), suivi des RDV internes et externes ;
  • Assurer la frappe de document et leur mise en forme (courriers, notes, rapports) en respectant la charte graphique institutionnelle ;
  • Assurer un suivi précis des parapheurs, décisions signées du directeur, leur diffusion ;
  • Organiser les déplacements des directeurs ;
  • Etablir les ordres de missions ;
  • Veiller au bon fonctionnement et à la bonne utilisation du matériel utile au secrétariat et aux professionnels (informatique, vidéo projecteur, dictaphone ….) ;
  • Participer à la continuité du secrétariat de direction en collaboration et/ou en cas d’absence de l’autre assistant de direction.

 

8.      COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Compétences
  • Capacité d’organisation et de gestion des priorités ;
  • Sens de l’anticipation, de l’initiative ;
  • Discrétion impérative ;
  • Aisance globale avec l’outil informatique (connaissance générale du web, savoir utiliser les moteurs de recherche…) et maîtrise du pack Windows office (Word, excel, Power Point et Publisher) ;
  • Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l’urgence ;
  • Réactivité face aux situations rencontrées et pertinence dans les réponses apportées ;
  • Capacités rédactionnelles ;
  • Confidentialité ;
  • Esprit de synthèse ;
  • Sens de l’organisation ;
  • Faire preuve de souplesse dans les horaires.
Formation (ou expérience professionnelle) souhaitée

Diplôme niveau Bac + 2.

 

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

Haut de contenu