Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 003

Assistant administratif (H/F) - 100% - CDD jusqu'au 31/12/2019

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD jusqu'au 31/12/2019, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : PRESIDENCE DE LA CME

Lieu : CH LE VINATIER

Postuler

1.       GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Assistant médico-administratif / Adjoint des Cadres Hospitaliers

Emploi : Secrétaire de la présidence de CME

Métier : Assistant administratif

% Temps : 100%

 

2.       RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Affecté à la Présidence de la CME, l’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Présidente de la CME et du Vice-président de la CME. Géographiquement, il est posté au Département Qualité Sécurité Hygiène.

 

3.       AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Temps plein : du lundi au vendredi.

Horaires de travail : de 9h à 17h

Cycle : 38h20 hebdomadaires – repos fixes et forfait de 20 RTT

Tableau de service élaboré et géré en lien avec la Présidence de CME

Congés pris en fonction du calendrier des instances.

 

4.       AFFECTATION

POLE : Présidence de la CME

Unité fonctionnelle : 1434 – Présidence de la CME

 

5.       CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Les locaux de la présidence de la CME sont partagés avec le Département Qualité Sécurité Hygiène (DQSH), service également intégré à la Présidence de la CME. La présidence de la CME se compose également du Département d’Information Médicale (DIM) et de la bibliothèque médicale.

 

6.       DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Le secrétariat de la Présidence de la CME est une fonction complexe nécessitant une vision globale de l’établissement et une très grande discrétion professionnelle.

Outre la gestion des agendas professionnels du président et du vice-président de la CME, le secrétariat gère l’organisation, la traçabilité et l’archivage d’instances, de réunions ou de journées d’informations.

La présidence de CME étant une structure hors pôle, le secrétaire de présidence de CME assure la fonction de cadre administratif de cette structure.

 

7.       ACTIVITES PRINCIPALES

7.1.     Secrétariat administratif

Le secrétaire de la Présidence de la CME est en charge de l’agenda du Président et du Vice-président de la CME pour les rendez-vous liés à leur fonction (rendez-vous avec les médecins de l’établissement, rendez-vous avec la direction) mais aussi les différentes réunions institutionnelles (FHF, ARS, etc.)

Il assure également l’accueil téléphonique du Département Qualité Sécurité Hygiène, renseigne les interlocuteurs si besoin et prend des rendez-vous. Un travail de saisie de données informatique ou de gestion documentaire (mise en forme de documents, indexation) peut être demandé dans le cadre des travaux du DQSH.

7.2.     La Commission Médicale d’Etablissement (CME)

Le secrétaire de la Présidence de la CME est en charge d’organiser les CME qui ont lieu une fois par mois (sauf vacances d’été) :

  • Préparer, faire valider et transmettre l’ordre du jour (Directeur des Affaires médicales, Directeur  et Président de la CME) ;
  • Préparer la salle (Vérification de la propreté, organisation logistique) ;
  • Accueillir les participants à la réunion (membres, invités, etc.) ;
  • Vérifier le quorum ;
  • Assurer la prise de note lors de la séance ;
  • Etablir le procès-verbal de la séance puis le faire corriger et valider par le Directeur des Affaires Médicales, le Directeur et le Président de la CME.

7.3.     La Commission Qualité et Sécurité des Soins (CQSS)

Le secrétaire de la Présidence de la CME est en charge d’organiser les CQSS qui ont lieu une fois par mois (sauf vacances d’été) en amont des séances de la CME :

  • Préparer, faire valider et transmettre l’ordre du jour (Responsable du DQSH, Coordonnateur de la Gestion des Risques Associés aux Soins, Président de la CME) ;
  • Préparer la salle (Vérification de la propreté, organisation logistique) ;
  • Accueillir les participants à la réunion (membres, invités, etc.) ;
  • Assurer la prise de note lors de la séance ;
  • Etablir le procès-verbal de la séance puis le faire corriger et valider par le Responsable du DQSH, le Coordonnateur de la Gestion des Risques Associés aux Soins et le Président de la CME.

7.4.     Le Comité Médical (CM)

Le secrétaire de la Présidence de la CME est en charge d’organiser les CM réunissant une fois par semaine les médecins, pharmaciens et odontologue de l’établissement.

  • Préparer, faire valider et transmettre l’ordre du jour (Président ou vice-président de la CME) ;
  • Préparer la salle (Vérification de la propreté, organisation logistique) ;
  • Etablir un tableau prévisionnel des ordres du jour des CM.

7.5.     La sous-commission DPC / EPP /FMC

Dans le cadre de l’organisation mise en place pour assurer la qualité et la sécurité des soins dans l’établissement, la CME a mis en place une sous-commission chargée de la Formation Médicale Continue (FMC) et du développement des Évaluations de Pratiques Professionnelles (EPP). Le Développement Professionnel continu se substituant à la FMC cette sous-commission nommée DPC/EPP est chargée :

  • D’assurer un déploiement progressif sur l’ensemble des secteurs d’activité définis dans la politique qualité (en lien avec le Département Qualité Sécurité et Hygiène) ;
  • De valider les projets d’EPP et auditionner les résultats de celles-ci ;
  • De la promotion et de la gestion des actions de Développement Professionnel Continu ;
  • De la Formation Médicale Continue.

Le secrétaire de la Présidence de la CME est en charge d’organiser les réunions de cette sous-commission qui ont lieu le 3ème vendredi du mois (sauf vacances d’été) :

  • Préparer, faire valider et transmettre l’ordre du jour (Responsable du DQSH, Président de la sous-commission) ;
  • Préparer la salle (Vérification de la propreté, organisation logistique) ;
  • Accueillir les participants à la réunion (membres, invités, etc.) ;
  • Assurer la prise de note lors de la séance ;
  • Etablir le procès-verbal de la séance puis le faire corriger et valider par le président ou le vice-président de la sous-commission.

L’agent sera également chargé :

  • D’établir le plan de formation mensuel interne ;
  • De suivre les remboursements des formations médicales en lien avec la Direction des Affaires Médicales et de la Recherche ;
  • D’organiser la validation de l’obligation de formation triennale du personnel médical ;
  • De suivre le dossier d’agrément de l’ODPC en lien avec la formation continue des personnels non-médicaux ;
  • D’organiser des journées de formation médicale sur l’Établissement.

 

8.       ACTIVITES SPECIFIQUES

8.1.     Fonction administrative

De façon générale, le secrétaire de la présidence de la CME sera en charge :

  • Du plan de formation des services relevant de la Présidence de CME ; 
  • Du recueil des besoins en matériels ou fournitures ;
  • Du suivi budgétaire des comptes délégués.

8.2.     Secrétariat du conseil d’éthique

Le secrétaire de la Présidence de la CME est en charge d’organiser les réunions du conseil d’éthique (6 réunions annuelles) :

  • Préparer, faire valider et transmettre l’ordre du jour (Président du conseil d’éthique) ;
  • Préparer la salle (Vérification de la propreté, organisation logistique) ;
  • Accueillir les participants à la réunion (membres, invités, etc.) ;
  • Assurer la prise de note lors de la séance ;
  • Etablir le procès-verbal de la séance puis le faire corriger et valider par le président du conseil.

8.3.     Organisation des “journées du Vinatier”

En lien avec le comité de pilotage :

  • Elaboration du programme ;
  • Coordination de l’organisation (communication, logistique, informatique) ;
  • Contact avec les institutions ;
  • Réservation de salles ;
  • Déplacement des intervenants ;
  • Gestion des inscriptions.

  

9.       COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Au vu des activités citées précédemment, le secrétaire de la Présidence de la CME doit avoir une expérience antérieure significative dans un secrétariat médical ou administratif. Les compétences exigées sont :

  • Disponibilité ;
  • Discrétion sans faille ;
  • Forte capacité rédactionnelle ;
  • Rigueur dans les tâches demandées ;
  • Autonomie dans le travail (organisation, anticipation, initiative, rôle d’alerte) ;
  • Esprit de synthèse ;
  • Ouverture et curiosité intellectuelle sur l’ensemble des activités de l’établissement.

9.1.     Formation souhaitée

Formation de secrétaire médicale ou secrétaire administratif.

9.2.     Expérience professionnelle

  • Utilisation avancée des outils bureautique de la suite “Office” (Outlook, Word, Excel, Power point) ;
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement hospitalier ;
  • Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes).

9.3.     Connaissances spécifiques attendues

Connaissance de base souhaitée en comptabilité hospitalière.

 

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.

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