Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 001

Secrétaire médical (H/F) - CDD jusqu'au 10/07/2018 - 50%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD, Dès que possible

Modalité : 50%

Pôle d'affectation : Urgences Psychiatriques MOPHA

Lieu : CH Le Vinatier - BRON (69500)

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 1.      GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint Administratif ou Assistant Médico-Administratif

Emploi : Secrétaire

Métier : Secrétaire médical(e)

% Temps : 50

 

2.      RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Rattachement hiérarchique : Directeur de l’établissement

Rattachement fonctionnel : responsables médicaux de l'Unité et du Pôle

 

3.      AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Cycle hebdomadaire : 38H20 (base temps plein)

Amplitude horaire : 8H00 – 17H00

Présence du lundi au vendredi, repos fixes le samedi, dimanches et jours fériés

 

Tableau de service élaboré et géré sous la responsabilité du chef de pôle.

Gestion des congés décentralisée au niveau du pôle d’affectation.

Horaires flexibles selon les nécessités du service.

 

4.      AFFECTATION

Pôle : Urgences Psychiatriques MOPHA (Médecin, Odontologie, PHarmacie, Addictologie)

Structure interne : 139

Unité de soins : Odontologie

Unité fonctionnelle : 1159

 

5.      CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

Le pôle Urgences Psychiatriques – MOPHA (Médecine Odontologie PHarmacie Addictologie) est l’un des 9 pôles d’activité du CH Le Vinatier. Pôle transversal, non sectorisé, toutes ses activités et missions se font au profit de l’ensemble de l’établissement et des patients qu’il accueille.

 

Service d’odontologie en intra-muros accueillant une population de patients lourdement handicapés avec des troubles de comportement.

 

6.      DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Le/la secrétaire de l’odontologie assure les tâches de secrétariat concernant la prise en charge des patients et le fonctionnement de consultations.

 

7.      ACTIVITES PRINCIPALES

  • Accueil physique et téléphonique des patients et accompagnateurs ;
  • Saisie des RDV avec le logiciel TEMPORYS ;
  • Saisie des RDV des patients hospitalisés dans l’agenda des patients sur CORTEXTE ;
  • Programmation des RDV des patients du Réseau SBDH-RA (avec remplissage d’une fiche de liaison et de traçabilité) et du CH le Vinatier ;
  • Rappel aux services d’hospitalisation des RDV programmés pour les patients hospitalisés ;
  • Constitution, préparation, sortie et classement des dossiers, au quotidien. Tri et archivage annuel des dossiers ;
  • Préparation des ordonnances, devis et autres formalités administratives (bons de transport, attestations…) à la demande des praticiens ;
  • Saisie de l’activité dans le logiciel PASTEL ;
  • Transmission de la facturation des actes au Bureau des Entrées ;
  • Pour les patients du CH le Vinatier : suivi de l’indicateur « Pas Venu Pas Prévenu » par unité et par Pôle. Transmettre quotidiennement au cadre de santé de l’Odontologie la liste des « PVPP » (par la secrétaire à l’accueil) ;
  • Pour les patients de REVOL et du SRR : les vendredis après-midi, transmettre aux cadres de santé de REVOL et du SRR (ainsi qu’aux soignantes référentes) la liste des RDV programmés la semaine suivante ;
  • Odontologie de Liaison : Mission de référente administrative : organisation des déplacements, de la programmation des rendez-vous, des réunions d’évaluation avec les unités, remplissage du tableau de suivi d’activité… ;
  • Participer activement au Développement Durable : gestion du papier et des imprimantes ; savoir accompagner étudiants et professionnels dans la démarche DD.

 

8.      COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

  • Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, CORTEXTE, Internet et Intranet…) ;
  • Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes ;
  • Cerner les demandes pour renseigner et orienter ses interlocuteurs ;
  • Etre organisé(e), rigoureux (se), apte à gérer les priorités dans le travail
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire ;
  • Qualité d'accueil, d'écoute et de discrétion ;
  • Disponibilité et ponctualité ;
  • Discrétion (respect de la déontologie et du secret professionnel) ;
  • Capacité d’intégration dans une équipe pluridisciplinaire ;
  • Bonne autonomie et fiabilité ;
  • Remplacement et harmonisation de la prise de congés entre les trois postes de secrétaire.

 

9.        FORMATION SOUHAITEE

  • Etre titulaire d’un ou des diplômes de CAP/ BEP/ BAC secrétariat

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