Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 004

Secrétaire médical (H/F) - CDD 3 mois - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 6 mois, Septembre 2018

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : CENTRE

Lieu : CH LE VINATIER

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1.       GRADE, METIER, EMPLOI

Grade  : Adjoint Administratif ou Assistant Médico-Administratif

Emploi : Secrétaire

Métier : Secrétaire médical

% Temps : 100 %

 

2.       RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Dans le cadre des délégations en vigueur, placé sous l’autorité du Chef de Service, le Dr Félicia SIMEON de BUOCHBERG, par délégation fonctionnelle du Chef de pôle, le Dr Anne MONNET.

 

3.       AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

  • Amplitude horaire : 9H00 -19H00
  • Cycle hebdomadaire : 38H20 avec repos fixes
  • Congés pris dans le respect de l’organisation du service

 

4.       AFFECTATION

POLE : CENTRE

Structure interne : Secteur 69G31 – CAPPA VILLETTE

Unité de soins : CMPCATTPHDJ

Unité fonctionnelle : 1214 (80%) – 1124 (10%) – 1139 (10%)

 

5.       CARACTERISTIQUES DU POLE

Le pôle Centre couvre le secteur géographique des 3ème, 6ème  et 8ème  arrondissements de LYON.  Il est au service d’une population de plus de 16 ans  de 179 383 habitants et comprend l’arrondissement de Lyon le plus peuplé.

Le pôle est composé de 4 structures internes :

Deux  secteurs cliniques :
  • SECTEUR 69G31 : Ce secteur comprend les unités fonctionnelles accueillant les patients des 6ème et 3ème arrondissements de Lyon.
    • Deux unités d’hospitalisation complète : unité  Henri EY et unité Georges DAUMEZON ;
    • Un Centre Ambulatoire de Psychiatrie Publique Adultes (C.A.P.P.A.) Villette, situé 57 rue Richerand, Lyon 3ème et regroupant CMP, CATTP et HDJ.
  • SECTEUR 69G05 : Ce secteur s’adresse aux patients du 8ème arrondissement de Lyon.
    • Une unité d’hospitalisation complète : unité J.P. FALRET ;
    • Un centre ambulatoire adulte « Le Quadrille » situé rue Nieuport, Lyon 8ème et regroupant CMP, CATTP et HDJ.
Un secteur transversal à vocation polaire :
  • Une unité d’hospitalisation complète de courte durée : Unité Valentin MAGNAN ;
  • Une unité d’hospitalisation complète pour les patients de longue évolution : Unité Constance PASCAL ;
  • Une unité de réadaptation psycho-sociale : U.R.P.S. ;
  • Un appartement thérapeutique (actuellement en cours de relocalisation) ;
  • La psychiatrie ambulatoire du sujet âgé : « Le Quadrille », situé rue Nieuport, Lyon 8ème et regroupant : CMP-CATTP Personnes Agées et Hôpital de Jour Personnes Agées ;
  • Le Centre Sportif ;
  • La Maison des Arts. 
Un  service universitaire à vocation régionale :

Il  s’agit du Service Universitaire de Réhabilitation-Centre Référent Lyonnais en Réhabilitation et en remédiation Cognitive (SUR-CL3R)  comprenant :

  • Evaluation et soins de réhabilitation
  • Ateliers thérapeutiques et Réinsertion

 

6.       CARACTERISTIQUE DU LIEU D’EXCERCICE

Centre Ambulatoire de Soins Psychiatriques de Secteur – 57 rue Richerand – 69003 Lyon : il s’agit d’une structure rapprochant les unités C.M.P., C.A.T.T.P. et H.D.J. sur un même site et permettant d’avoir une offre de soins ambulatoires au plus près du domicile des usagers.

6.1.             Fonction Accueil du public

  • Accueil physique ;
  • Accueil téléphonique ;
  • Gestion de la salle d’attente ;
  • Recueil initial des informations médico-administratives lors des nouvelles demandes, actualisation régulière de celles-ci par la suite, selon les règles de l’identito-vigilance ;
  • Prise de rendez-vous ;
  • Travail de collaboration avec le médecin responsable du CMP pour toutes les demandes de suivi adressé par un médecin (suite d’hospitalisation ou de consultation aux urgences, relais de secteur, patient adressé par un médecin généraliste, …) ;
  • Travail de collaboration avec l’infirmière d’accueil.

6.2.             Travail de lien et de suivi

  • Planification et partage des tâches avec les autres secrétaires à temps plein sur le site ;
  • Travail de collaboration avec l’équipe infirmière notamment dans le cadre de la gestion des premières demandes ;
  • Transmission des informations aux professionnels présents à temps partiel ;
  • Suivi des relances des patients non venus ;
  • Participation aux différentes réunions : réunions d’équipes, institutionnelles et rencontres partenaires, avec établissement des relevés de conclusion ou des compte-rendus en lien avec le médecin responsable de l’unité et le cadre de santé ;
  • Recueil des différents comptes rendus médicaux nécessaires aux suivis ;
  • Suivi des certificats médicaux (loi du 05/07/2011) en lien avec le bureau des entrées et les secrétaires de l’intra-hospitalier ;
  • Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux (logiciel établissement).

6.3.             Fonction Saisie et production de documents

  • Saisie des observations médicales dans le logiciel CORTEXTE ;
  • Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux et certificats ;
  • Saisie et mise en forme des comptes rendus des réunions ;
  • Saisie des actes dans le logiciel Cortexte : actes dans la communauté, réunion au sujet d’un patient ;
  • Vérification bi-annuelle de l’exhaustivité de la saisie des données (Diagnostic, RIM-P socio-démographique, actes) dans le logiciel CORTEXTE ;
  • Saisie des données statistiques.

6.4.             Gestion et Organisation

  • Hiérarchisation des activités de secrétariat à réaliser : différencier importance et urgence, différer une réponse ou une transmission d’information ;
  • Planification et suivi des rendez-vous des patients en cas de demande de rendez-vous médical direct, d’annulation ou de report ;
  • Gestion des agendas OUTLOOK des différents professionnels ;
  • Gestion et organisation des consultations journalières ;
  • Gestion des premières demandes ;
  • Organisation des transports des patients ;
  • Gestion des demandes d’interprétariat ;
  • Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri et diffusion) ;
  • Numérisation des documents externes dans le logiciel CORTEXTE ;
  • Reproduction de dossiers médicaux ;
  • Gestion des fournitures de bureau, et de l’approvisionnement des bureaux en formulaires divers et fournitures.

 

7.       PARTICULARITES DU POSTE

 

Trois secrétaires travaillent à temps plein dans la structure Richerand qui rassemble les trois unités extra-hospitalières du secteur 69G31 : CMP, CATTP, HDJ.

Deux secrétaires sont installés au rez-de-chaussée, à l’entrée du CMP-CATTP. Ils se partagent les fonctions Accueil et Saisie CMP, par demi-journées, réparties équitablement dans la semaine :

  • Accueil 1ère ligne CMP
  • Saisie CMP

Le troisième secrétaire est installé au 1er étage de la structure. Il assure les fonctions suivantes :

  • Pour le  CATTP :
    • Accueil des patients ;
    • Saisie des compte-rendus de bilans ;
    • Prise de notes et rédaction en collaboration avec le médecin responsable et le cadre de santé, des compte-rendus des réunions d’équipe et institutionnelles ;
    • Tenue et mise à jour des tableaux de file active ;
    • Suivi des rendez-vous à 3 mois pour les nouvelles admissions
  • Pour l’HDJ :
    • Prise de rendez-vous des nouvelles demandes HDJ, ouverture de la modalité Cortexte, vérification des droits CPAM ;
    • Saisie des observations médicales et des compte-rendus de bilans, tenue des dossiers médicaux ;
    • Prise de notes et rédaction, en collaboration avec le médecin responsable et le cadre de santé, des compte-rendus des réunions institutionnelles ;
    • Tenue et mise à jour trimestrielle des tableaux de file active, du planning des activités et de la composition des groupes ;
    • Collaboration avec le médecin responsable de l’HDJ et le cadre de santé pour le relevé annuel des marqueurs d’activité spécifiques HDJ.
  • Pour le CMP :
    • Accueil de 2ème ligne ;
    • Saisie de 2ème ligne.

Une rotation est prévue entre les 2 postes tous les 6 mois.

Les périodes de congés sont programmées entre les trois secrétaires de la structure et validées par le médecin responsable de l’unité. Le fonctionnement de la structure nécessite la présence continue au minimum d’une secrétaire à temps plein.

 

8.       COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

8.1.             Formation souhaitée 

Formation de secrétaire médical(e).

8.2.             Expériences professionnelles

Une expérience de travail auprès de patients suivis en psychiatrie est la bienvenue.

8.3.             Compétences et qualités requises

  • Maîtrise de la langue française, de la grammaire et de l’orthographe ;
  • Discrétion, souci de la confidentialité des informations (secret professionnel) ;
  • Bonnes aptitudes relationnelles avec les patients, leurs familles, les partenaires médico-sociaux, l’encadrement et l’ensemble des équipes ;
  • Capacité à s’intégrer à une équipe pluri professionnelle ;
  • Bonne qualité d’expression vis-à-vis d’interlocuteurs variés ;
  • Capacité à repérer et à gérer une situation conflictuelle et à relayer auprès de l’équipe soignante ;
  • Capacité à prendre des initiatives ;
  • Capacité d’organisation : savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser ;
  • Capacité de discernement ;
  • Rigueur ;
  • Capacité à évaluer ses pratiques professionnelles et à les faire évoluer.

8.4.             Connaissances spécifiques attendues – qualifications professionnelles

  • Connaissance du vocabulaire médical ;
  • Connaissance des techniques d’accueil téléphonique (lignes internes et externes) ;
  • Utilisation avancée des outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, CORTEXTE) ;
  • Connaissance du droit des patients – droit hospitalier – déontologie et secret professionnel ;
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’hôpital.

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