Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 005

Gestionnaire - Régisseur suppléant (H/F) - CDD - 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 3 mois, Dès que possible

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : DIRECTION DES ACHATS ET DE LA LOGISTIQUE

Lieu : CH Le Vinatier (BRON)

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1.  GRADE - METIER – EMPLOI

Grade : Adjoint Administratif 2ème classe

Emploi : Gestionnaire

Métier : Gestionnaire – Régisseur suppléant

%Temps : 100%

 

2.  AFFECTATION

Pôle : DIRECTION

Structure interne : RESSOURCES PHYSIQUES

Unité : DIRECTION DES ACHATS ET DE LA LOGISTIQUE

Unité fonctionnelle : 1541 – Unité commune ressources physiques - DAL

 

3.  CARACTÉRISTIQUES du LIEU d’EXERCICE

Direction des achats et de la logistique

 

4.  DÉFINITION GÉNÉRALE DE LA FONCTION

 

Gestionnaire

Gérer le processus comptable de l’émission de la commande jusqu'à la liquidation de la dépense en règlement de la facture, dans le cadre du suivi budgétaire et des marchés publics

 

Régisseur suppléant

Sous la responsabilité du régisseur principal :

  • Régie d’avance : Gérer une caisse dans le cadre de la réglementation, de l’avance de fonds ou du remboursement de dépenses, jusqu’à la régularisation auprès du trésorier pour réapprovisionnement en numéraire.
  • Régie de recette : Gérer de l’encaissement à la remise des fonds au trésorier, les fonds récoltés suite à diverses ventes.

 

5.  ACTIVITÉS PRINCIPALES  ET MISSIONS

  • Rédaction et transmission des bons de commandes à partir des demandes des services, principalement pour  les dépenses de sociothérapie, d’abonnement ou de prestations diverses. Paiement des factures de carburant.
  • Gestion de tableau de suivi de certains groupes de dépenses.
  • Contrôle du bon de livraison et suivi des livraisons (rappels auprès des fournisseurs, des marchandises non réceptionnées ou partiellement réceptionnées).
  • Réception et contrôle des factures par rapport aux bons de commande, aux bons de livraison et aux marchés en cours et vérification du service fait, des prestations diverses hors commande.
  • Affectation de la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, UF, nomenclature, budget) et liquidation et mandatement des factures.
  • Traitement des suspensions et rejets de mandats.
  • Traitement des demandes d’information de la part des différents interlocuteurs (Trésorerie, fournisseurs, services internes).
  • Classement et archivage des pièces comptables et transmission des pièces justificatives au Trésor public.
  • Réception des pièces comptables nécessaires au déclenchement des titres de recettes subsidiaires.
  • Facturation et transmission des bordereaux -journaux des recettes à la trésorerie et vérification de la concordance des états entre la trésorerie et l’hôpital.
  • Clôture comptable de fin d’année, établir l’état des reports de crédits.
  • Suivi des litiges.
  • Gestion de la régie, encaissements, en l’absence du régisseur principal.
  • Toutes les tâches administratives liées à la fonction (photocopies, classement ….).

 

6.     ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES  A LA FONCTION DE REGISSEUR

  • Remboursement des menues dépenses effectuées principalement par les agents des unités de soins, après vérification de la légalité de la dépense et des pièces justificatives.
  • Suivi des avances et relance, si nécessaire, auprès des emprunteurs pour régularisation.
  • Contrôle et suivi des dossiers de « camps » pour avance et/ou remboursement des frais inhérents à un séjour.
  • Saisies des dépenses et des recettes sur un logiciel dédié pour émission de mandats ou de titres de recettes.
  • Gestion d’un chéquier pour des dépenses ciblées plus importantes.
  • Transmission des pièces justificatives des dépenses pour le réapprovisionnement de la caisse et des recettes, au Trésor Public.
  • Création des cartes de self.
  • Encaissement des recharges pour carte de self et de la pénalité pour perte de carte.
  • Contrôles réguliers des caisses des sous régisseurs dont il est responsable.

 

7.        RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES EXTERNES ET INTERNES

  • Fournisseurs pour le suivi des livraisons, des factures, des paiements, litiges.
  • Services clients de l’établissement pour information sur le suivi des commandes, livraisons, litiges, etc.
  • Etroite collaboration avec les différents sous régisseurs.
  • Cadres supérieurs de santé, cadres de santé et cadres administratifs de pôle pour les remboursements de frais.
  • Direction des affaires financières et Trésor public pour transmission d’informations, justificatifs.

 

8. COMPÉTENCES et QUALITES REQUISES POUR LE POSTE

8.1. Connaissances et compétences professionnelles

 Niveau Bac Comptabilité, Gestion

8.2. Qualités requises

  • Rigueur
  • Conscience professionnelle
  • Discrétion
  • Excellent relationnel

8.3. Exigences du poste

  • Elaboration de tableaux de bord
  • Connaissance de la comptabilité publique
  • Utilisation des  outils bureautiques
  • Connaissance du logiciel MAGH2 serait un plus

 

9. HORAIRES – AMPLITUDE HORAIRE – CYCLE

  • Temps de travail : 35 h
  • Cycle hebdomadaire : 38h20 du lundi au vendredi
  • Amplitudes horaires : 8h00 / 18h00  

 

10. ORGANISATION DU TRAVAIL – RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

  • Rattachement hiérarchique :  Directeur des Achats et de la Logistique
  • Lien hiérarchique direct : Adjoint des Cadres Responsable administrative et financière de la DAL

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