Offres d'emploi administratives, Administratif
Ref. 006

Gestionnaire des Affaires Médicales (H/F)

Caractéristiques du poste

Type de contrat : Mutation / Détachement / CDI, 1er avril 2018

Modalité : 100%

Pôle d'affectation : DIRECTION

Lieu : CH LE VINATIER

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1.       GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint Administratif

Emploi : Gestionnaire

Métier : Gestionnaire des affaires médicales

% Temps : 100%

 

2.       RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Rattachement hiérarchique et fonctionnel auprès de la Directrice adjointe en charge des affaires médicales et de la recherche.

 

3.       AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE

Cycle hebdomadaire : 38h20

Amplitude horaire : 8h30 – 18h00

Horaires : 9h00 – 17h00

 

4.       AFFECTATION

POLE : DIRECTION

Structure interne : Pilotage de l’Efficience

Service : Direction des affaires médicales et de la recherche

Unité fonctionnelle : 1004 – DAMR Affaires médicales

 

5.       CARACTERISTIQUES DU LIEU D’EXERCICE

La Direction des affaires médicales et de la recherche est située au 2ème étage du bâtiment 309. Le service des affaires médicales est composé de 4 personnes.

 

6.       DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Secrétariat de direction et gestion administrative.

 

7.       ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique

L’agent a en charge le secrétariat de la direction, notamment l’accueil physique et téléphonique des personnes qui s’y présentent et leur orientation si nécessaire. 

Gestion paie-carrière des internes et étudiants

Le service accueille 50 internes par an et un nombre variable d’étudiants pour des stages de quelques semaines. L’agent devra gérer les dossiers administratifs et la paie (que pour les internes) de ce groupe.

Suivi du courrier

L’agent devra gérer un chrono départ et arrivée des courriers et s’assurer que la personne compétence à apporter une réponse à chaque demande dans un délai raisonnable, sachant qu’elle aura la charge d’établir systématiquement les demandes simples d’attestations diverses (emploi, logement, services rendus…).

Suivi des tableaux des gardes

La direction a la charge de l’élaboration des tableaux de garde (3 lignes de garde) et de certaines astreintes (astreinte somatique). Elle a souscrit à un logiciel pour se faire. L’agent aura la charge du suivi de ce dossier (lancement du planning deux fois par an ; périodes : de janvier à septembre puis de septembre à décembre, suivi des échanges des gardes qui se font entre les médecins ; mise en œuvre de la procédure en cas de défection, saisie une fois par mois des gardes dans le logiciel de gestion de temps de travail qui est interfacé avec le logiciel de paie pour les éléments variables de paie.

 

8.       COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

8.1.             Formation souhaitée

Formation en gestion de ressources humaines, droit ou économie ou expérience professionnelle dans le domaine.

8.2.             Expérience professionnelle

Expérience professionnelle dans une direction administrative.

8.3.             Connaissances spécifiques attendues

  • Communication : Connaissances générales ;
  • Gestion budgétaire et administrative : Connaissances générales ;
  • Gestion des ressources humaines : Connaissances opérationnelles ;
  • Logiciel dédié à la gestion RH : Connaissances approfondies ;
  • Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances opérationnelles ;
  • Statut des personnels médicaux : Connaissances opérationnelles.

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