Offres d'emploi administratives, Administratif

Secrétaire polyvalent - CDD 6 mois - 100%

1. GRADE, METIER, EMPLOI

Grade : Adjoint administratif

Emploi : Secrétaire polyvalente

Métier : Secrétaire polyvalente

% Temps : 100%

2. RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Le secrétaire polyvalent est sous l’autorité́ hiérarchique du Directeur adjoint du CRA et des médecins coordonnateurs, sous l'autorité fonctionnelle vis-à-vis de l’assistante de direction et travaille en collaboration avec l’ensemble de l’équipe du CRA.

3. AMPLITUDE HORAIRE - HORAIRES - CYCLE

Temps de travail : 38h20

Congés : 25 CA - 19 RTT

Horaires : 09h00 - 17h00

Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi, repos fixes (samedi, dimanche et jours fériés)

Type de contrat : CDD de 6 mois pour débuter. Pérennisation envisageable à moyen terme.

4. AFFECTATION

L’affectation est à 100% du temps de travail au CRA.

POLE : Hors Pôle

Structure interne : CRA

Unité de soins : CRA

Unité fonctionnelle : CRA

5. DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION

Le secrétaire polyvalent gère les aspects administratifs liés à l’accueil et la politique qualité du CRA.

6. ACTIVITES PRINCIPALES

Secrétariat

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles et des professionnels en lien avec son homologue du CRA
• Orienter les interlocuteurs selon leurs demandes
• Frappe de courriers, de comptes rendus et de prises de notes en réunion
• Formuler des documents administratifs : courriers de réponse, bordereaux d’envoi

Secrétariat Formation et Médecins coordonnateurs

Gestion des dossiers

• Établir un plan de classement des dossiers
• Préparer, traiter et suivre les dossiers
• Veiller au respect des délais
• Gérer le classement et l’archivage des documents et dossiers  

Aide comptable sous contrôle du Directeur adjoint

• Contrôler les bons de réception des colis
• Effectuer l’engagement des commandes sous la validation de l’Assistante de direction et du Directeur Adjoint
• Assurer une aide à la gestion des dossiers liés à la Formation Proches Aidants (création des fournisseurs)

7. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Exigences du poste

• Être réactif face aux situations rencontrées et faire preuve de pertinence dans les réponses apportées
• Être organisé, rigoureux, apte à gérer les priorités dans le travail
• Avoir une communication orale adaptée au type d’interlocuteur
• Être en mesure de rédiger et d’organiser tous types de documents, en maîtrisant les règles de l’orthographe et de la grammaire
• Polyvalence, rigueur de gestion, efficacité
• Disponibilité et ponctualité
• Bonne présentation
• Capacité à organiser son travail
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à organiser son travail et à travailler en équipe
• Excellente maîtrise informatique de Word, Excel, Outlook et Power Point
• Connaissance eMagh2 serait un plus

Formations et expériences souhaitées

Secrétariat et gestion administrative

BTS Assistant de direction souhaitée / Bac professionnel secrétariat (niveau IV) selon le profil

Aptitudes relationnelles avec les enfants / adultes / familles

Expérience professionnelle de secrétariat

Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.