Secrétaire médical(e) H/F
Caractéristiques du poste
Type de contrat : CDD, CDI, mutation, détachement, Dès que possible
Lieu : CH Le Vinatier
1. GRADE, METIER, EMPLOI
Grade Adjoint administratif ou assistant médico-administratif
Emploi Secrétaire
Métier Secrétaire médical(e)
2. RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL
Dans le cadre des délégations en vigueur, l’agent est placé sous l'autorité du responsable de service, avec délégation fonctionnelle du Chef de Pôle.
3. AMPLITUDE HORAIRE – HORAIRES – CYCLE
Horaire de travail : du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00
Cycle hebdomadaire : 38h20
Amplitude horaire : 8h-18h
4. AFFECTATION
En fonction des besoins des différents pôles.
5. DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION
5.1. Travail de lien et de suivi
· Accueil téléphonique et traitement de l'information ;
· Planification et partage de la mission avec les autres secrétaires du site ;
· Recueil des différents comptes rendus et médicaux ;
· Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux (CORTEXTE) ;
· Participation aux différentes réunions institutionnelles, d'équipes et de rencontres partenaires ;
· Travail de collaboration avec l'équipe infirmière notamment.
5.2. Fonction de saisie
· Saisie des observations médicales sur dictaphones numériques dans CORTEXTE ;
· Saisie et mise en forme des comptes rendus de réunions ;
· Saisie des certificats médicaux et mise en forme ;
· Le temps de présence médicale sur GT MED ;
· Rim Psy.
5.3. Gestion et organisation
· Hiérarchisation des activités de secrétariat à réaliser en fonction des priorités ;
· Planification des rendez-vous médicaux, et gestion des agendas Outlook médicaux ;
· Traitement des courriers, des dossiers, des documents médicaux ;
· Transmission de dossiers médicaux (Loi du 4 mars 2002) ;
· Gestion des fournitures bureautiques.
6. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
· Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Cortexte, Internet et Intranet, GT MED…) ;
· Qualité d'accueil, d'écoute ;
· Disponibilité et ponctualité ;
· Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes ;
· Cerner les demandes pour renseigner et orienter ses interlocuteurs ;
· Travailler en équipe pluridisciplinaire ;
· Utiliser le dictaphone ;
· Discrétion (respect de la déontologie et du secret professionnel) ;
· Bonne connaissance de l'institution et de la Loi du 5 juillet 2011 concernant le soin sous contrainte ;
· Bonne autonomie et fiabilité ;
· Remplacement et harmonisation de la prise de congés entre les différentes secrétaires du Pôle.
6.1. Formation souhaitée
· Formation de secrétaire médicale obligatoire.
6.2. Expérience professionnelle
· Une expérience en service de psychiatrie ou urgence est souhaitée, voire indispensable.
Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.